Was ist API-Integration? Der ultimative Leitfaden für Unternehmen

API-Integration verbindet Softwaresysteme, damit sie Daten austauschen, Aktionen auslösen und Workflows automatisieren können, ohne auf manuelle Übertragungen angewiesen zu sein. Unternehmen nutzen sie, um alles zu verbinden – von CRMs und Zahlungsplattformen bis hin zu ERP-Systemen, Kundensupport-Tools, Datenanbietern und KI-Anwendungen.

Eine gut konzipierte Integration überträgt nicht nur Daten von einer Anwendung in eine andere. Sie legt auch Authentifizierung, Feldzuordnungen, Fehlerbehandlung, Verantwortlichkeiten und Sicherheitsanforderungen fest und definiert, was geschehen soll, wenn ein System ausfällt oder sich ändert. Dieser Leitfaden erklärt, wie API-Integration funktioniert, welche Integrationsmethoden und geschäftlichen Anwendungsfälle üblich sind, welche Risiken bestehen und wie Sie eine Implementierung planen.

Was ist API-Integration?

API-Integration ist der Prozess, zwei oder mehr Softwaresysteme über Programmierschnittstellen (APIs) zu verbinden, damit sie automatisch Daten austauschen, Funktionen anfordern oder Aktionen auslösen können.

Eine API, also eine Programmierschnittstelle, definiert, wie eine Anwendung mit einer anderen interagieren kann. Sie legt verfügbare Endpunkte, zulässige Anfragen, Authentifizierungsanforderungen und die als Antwort zurückgegebenen Informationen fest. 

API im Vergleich zu API-Integration

Die Begriffe hängen zusammen, sind aber nicht austauschbar:

• API: Die Schnittstelle oder der Vertrag, der Daten oder Funktionen bereitstellt.
• API-Integration: Die mit dieser API hergestellte funktionierende Verbindung.

Beispielsweise kann ein Versandunternehmen eine API zum Abrufen von Sendungsinformationen bereitstellen. Ein E-Commerce-Unternehmen erstellt eine API-Integration, wenn es sein Auftragsverwaltungssystem mit dieser API verbindet und Versandaktualisierungen automatisch zu Kundenbestellungen hinzufügt.

API-Integration im Vergleich zu API-Management und Anwendungsintegration

Diese Konzepte überschneiden sich, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.

Eine Organisation kann API-Integration nutzen, um Salesforce mit einer Abrechnungsplattform zu verbinden, während sie API-Management-Software einsetzt, um die Authentifizierung zu steuern, die Nutzung zu überwachen, Dokumentation zu veröffentlichen und API-Versionen zu verwalten.

API-Integration im Vergleich zu nativen Integrationen

Eine native Integration ist oft die einfachste Option, wenn der Anbieter den von Ihnen benötigten Workflow bereits genau unterstützt. Native Integrationen verringern den Entwicklungsaufwand. APIs bieten in der Regel mehr Kontrolle.

API-Integration im Vergleich zu Webhooks

APIs und Webhooks werden häufig gemeinsam eingesetzt. Eine API fordert Daten oder eine Aktion an, während ein Webhook automatisch Daten sendet, wenn ein Ereignis eintritt.

Beispiel: Eine Anwendung verwendet eine API, um den Status einer Opportunity zu prüfen, während ein Webhook das Abrechnungssystem benachrichtigt, wenn diese Opportunity den Status „Closed Won“ erreicht. Webhooks sind besonders nützlich, wenn häufiges Abrufen über eine API ineffizient wäre.

Wie funktioniert API-Integration?

Die meisten Integrationen folgen einem Anfrage-und-Antwort-Prozess:

Auslöser → Authentifizierung → Anfrage → API-Endpunkt → Verarbeitung → Antwort → Aktion

Die einzelnen Phasen laufen folgendermaßen ab:

1. Auslöser: Ein Ereignis, ein Zeitplan oder eine Benutzeraktion startet den Workflow.
2. Authentifizierung: Die aufrufende Anwendung weist nach, dass sie dazu berechtigt ist.
3. Anfrage: Das System sendet Daten oder fordert Informationen an.
4. Endpunkt: Die Anfrage erreicht den API-Ort, der diese Funktion verarbeitet.
5. Verarbeitung: Das empfangende System wertet die Anfrage aus und verarbeitet sie.
6. Antwort: Die API gibt Daten, eine Bestätigung oder einen Fehler zurück.
7. Aktion: Die aufrufende Anwendung aktualisiert einen Datensatz oder setzt den Workflow fort.

Beispiel: Ein Interessent sendet ein Demoformular ab. Das CRM übermittelt die E-Mail-Adresse und die Unternehmensdomain des Interessenten an eine Enrichment-API. Die API gibt Unternehmensgröße, Branche und Kontaktinformationen zurück. Das CRM aktualisiert den Datensatz, bewertet den Lead und leitet ihn an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter weiter.

Gängige Methoden und Technologien für API-Integrationen

APIs kommunizieren nicht alle auf dieselbe Weise. Die richtige Methode hängt von den beteiligten Systemen, den ausgetauschten Daten und der erforderlichen Reaktionsgeschwindigkeit des Workflows ab.

Welche API-Typen werden in Integrationen verwendet?

APIs können auch danach klassifiziert werden, wer sie verwenden darf.

• Öffentliche APIs: Öffentliche APIs werden externen Entwicklern zu dokumentierten Bedingungen zur Verfügung gestellt. Unternehmen nutzen sie, um Produkte zu erweitern, Verbindungen zu Anwendungen von Drittanbietern zu ermöglichen oder Partner-Ökosysteme aufzubauen.
• Partner-APIs: Partner-APIs sind nur für zugelassene Organisationen verfügbar. Sie kommen häufig zum Einsatz, wenn zwei Unternehmen kontrollierten Zugriff auf gemeinsam genutzte Dienste oder Daten benötigen.
• Private APIs; Private APIs verbinden Systeme innerhalb derselben Organisation. Sie können interne Anwendungen, Datenbanken, Microservices oder Geschäftsbereiche miteinander verknüpfen.
• Zusammengesetzte APIs: Zusammengesetzte APIs bündeln mehrere Anfragen oder Dienste in einem einzigen Vorgang. Dadurch kann sich die Zahl der separaten Aufrufe verringern, die zum Abschließen eines Workflows erforderlich sind.

Gängige Beispiele für API-Integrationen

CRM und Vertriebsinformationen

APIs verbinden CRMs mit Tools für Datenanreicherung, Marketing und Interessentenakquise. 

Beispiel: Eine API reichert einen neuen Lead vor der Bewertung und Gebietszuweisung mit Unternehmensdaten an.

E-Commerce und Zahlungen

APIs verbinden Onlineshops mit Zahlungs-, Steuer-, Bestands- und Versandsystemen. 

Beispiel: Eine Zahlungs-API autorisiert eine Bestellung, bevor Bestands- und Abwicklungssysteme sie verarbeiten.

Finanzen und Buchhaltung

APIs synchronisieren Vertriebs-, Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten. 

Beispiel: Ein abgeschlossener Geschäftsabschluss löst eine Rechnung aus, und dessen Zahlungsstatus wird zurück mit dem CRM synchronisiert.

Personalwesen und Lohnabrechnung

APIs verbinden Recruiting-, HRIS-, Lohnabrechnungs-, Identitäts- und Benefits-Systeme. 

Beispiel: Das Erstellen eines Mitarbeiterdatensatzes kann die Einrichtung der Lohnabrechnung und die Bereitstellung von Konten auslösen.

Kundensupport und IT-Service-Management

APIs verbinden Überwachungs- und Service-Management-Systeme. 

Beispiel: Ein Ausfallalarm erstellt automatisch einen Service-Desk-Vorfall mit hoher Priorität.

Logistik und Lieferkette

APIs unterstützen Versandtarife, Etiketten, Sendungsverfolgung und Lieferaktualisierungen. 

Beispiel: Ein Auftragssystem ruft Tarife ab, erstellt ein Etikett und empfängt Aktualisierungen zur Sendung.

KI-Anwendungen und -Agenten

KI-Tools verwenden APIs, um Daten abzurufen und genehmigte Aktionen auszuführen. 

Beispiel: Ein KI-Vertriebsassistent ruft CRM-Daten ab, erstellt einen Entwurf für eine Zusammenfassung und schreibt genehmigte Notizen zurück ins CRM.

Vorteile der API-Integration

Der Wert von API-Integrationen ergibt sich in der Regel daraus, dass manuelle Arbeit reduziert wird und Systeme mit konsistenteren Daten arbeiten können.

• Weniger manuelle Dateneingabe: Anwendungen können Informationen direkt weitergeben, statt auf Exporte und erneute Eingaben angewiesen zu sein.
• Schnellere Abläufe: Ereignisse können unmittelbar Folgeaktionen auslösen.
• Konsistentere Daten: Systeme können standardisierte Werte austauschen.
• Bessere Nutzererfahrung: Nutzer können auf Daten oder Funktionen zugreifen, ohne zwischen so vielen Anwendungen wechseln zu müssen.
• Modernisierung von Altsystemen: APIs können ältere Systeme für neuere Anwendungen zugänglich machen, ohne alles auf einmal ersetzen zu müssen.
• Wiederverwendbare Verbindungen: Gut konzipierte APIs können mehrere Anwendungen oder Abläufe unterstützen.
• Besserer KI-Zugriff: APIs ermöglichen Agenten und Modellen einen strukturierten Zugriff auf aktuelle Geschäftsdaten.

Herausforderungen und Risiken der API-Integration

• Authentifizierung und Zugriffskontrolle: APIs erfordern eine sichere Authentifizierung und angemessene Berechtigungen. Befolgen Sie das Prinzip der geringsten Rechte, damit Integrationen nur auf die Daten und Aktionen zugreifen können, die sie benötigen.
• Ratenbegrenzungen: Anbieter können die Anzahl der API-Aufrufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums begrenzen. Integrationen mit hohem Volumen müssen diese Einschränkungen daher berücksichtigen.
• Datenzuordnung: Systeme können dieselben Informationen unterschiedlich speichern, etwa als „US“, „Vereinigte Staaten“ oder als Ländercode. Integrationen müssen Werte möglicherweise normalisieren, bevor sie übertragen werden.
• Änderungen an API-Versionen: Anbieter können Endpunkte aktualisieren oder außer Betrieb nehmen. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, die Abkündigungen überwacht und Integrationen aktualisiert, bevor der Support endet.
• Fehlerbehandlung: Planen Sie sowohl vorübergehende als auch dauerhafte Fehler ein. Bei einer Zeitüberschreitung kann ein erneuter Versuch sinnvoll sein, während ungültige Daten möglicherweise in eine Ausnahme-Warteschlange verschoben werden müssen.
• Überwachung: Verfolgen Sie Fehler, Latenz, abgelehnte Anfragen und ungewöhnliche Volumenänderungen, damit Integrationsprobleme schnell erkannt werden können.
• Kosten: API-Kosten können von Aufrufen, Datensätzen, Datenvolumen, Kontingenten, Rechenleistung oder der Abonnementstufe abhängen. Beziehen Sie das erwartete Produktionsvolumen in die Kostenschätzungen ein, nicht nur die Nutzung im Prototyp.

So planen Sie eine API-Integration

Beginnen Sie mit dem Geschäftsablauf statt mit der Liste der Endpunkte.

1. Geschäftliches Ergebnis definieren

Definieren Sie, was den Ablauf auslösen soll, welche Aktion folgen soll und wie der Erfolg gemessen wird. 

Beispiel: Wenn eine Demoanfrage mit hoher Kaufabsicht eingeht, reichern Sie die Unternehmensdaten an und leiten Sie die Anfrage innerhalb einer Minute an das richtige Vertriebsgebiet weiter.

2. Systeme und Daten identifizieren

Dokumentieren Sie Quelle, Ziel, erforderliche Daten und führendes System. 

Beispiel: Ein Anreicherungsdienst stellt Unternehmensdaten bereit, während das CRM für die Zuordnung von Kundenkonten maßgeblich bleibt.

3. API-Dokumentation prüfen

Bestätigen Sie Authentifizierung, Endpunkte, Anfrage- und Antwortformate, Ratenbegrenzungen, Fehler, Versionierung, Webhook-Unterstützung und Testoptionen. 

Beispiel: Prüfen Sie bei einer Synchronisierung in beide Richtungen, ob beide APIs die erforderlichen Lese- und Schreibvorgänge unterstützen.

4. Integrationsrhythmus wählen

Entscheiden Sie, ob die Integration in Echtzeit, nach einem Ereignis, auf Abruf, nach Zeitplan oder stapelweise ausgeführt werden soll. 

Beispiel: Reichern Sie neue Leads sofort an, aber aktualisieren Sie bestehende CRM-Datensätze über Nacht.

5. Daten- und Transformationsregeln zuordnen

Definieren Sie, wie Felder zwischen Systemen übertragen werden, einschließlich Formaten, Nullwerten, Duplikaten und Konflikten.

Beispiel: Vereinheitlichen Sie USA und United States auf den im CRM zugelassenen Wert US.

6. Sicherheitskontrollen konzipieren

Verwenden Sie Berechtigungen nach dem Prinzip der geringsten Rechte, sichere Speicherung von Zugangsdaten, Verschlüsselung, Schlüsselrotation und Audit-Protokolle. 

Beispiel: Eine Anreicherungsintegration sollte keine Berechtigung zum Löschen von CRM-Verkaufschancen erhalten, wenn sie nur Kontofelder aktualisiert.

7. Fehlerszenarien testen

Testen Sie Authentifizierungsfehler, Zeitüberschreitungen, Ratenbegrenzungen, fehlende Daten, Duplikate, ungültige Payloads und Ausfälle. Beispiel: Wenn die Anreicherung fehlschlägt, senden Sie den Lead an eine Ausweichwarteschlange, statt ihn mit unvollständigen Daten weiterzuleiten.

8. Nach dem Start überwachen

Verfolgen Sie erfolgreiche Anfragen, Fehler, Antwortzeiten, Volumen, Ratenbegrenzungen, Datenabweichungen und den Abschluss von Abläufen. 

Beispiel: Benachrichtigen Sie das Betriebsteam, wenn die Fehlerquote über den normalen Ausgangswert steigt.

Wie ZoomInfo die API-Integration für RevOps unterstützt

Die Enrich API von ZoomInfo verbindet B2B-Daten mit RevOps-Abläufen, indem sie unvollständige Datensätze um Unternehmens- und Kontaktinformationen ergänzt. Teams können sie nutzen, um Leads vor der Weiterleitung anzureichern, CRM-Daten zu aktualisieren, fehlende Firmografiedaten zu ergänzen und Scoring- oder Gebietsregeln zu unterstützen. ZoomInfo bietet Standard-APIs für einzelne Anfragen oder geringere Volumen sowie Scaling APIs für Anreicherungen mit höherem Volumen. So können Teams die Integrationsmethode an die Geschwindigkeits- und Volumenanforderungen des Ablaufs anpassen.

So wählen Sie eine API-Integrationsplattform aus

Bewerten Sie Plattformen anhand der Abläufe, die voraussichtlich ausgeführt werden sollen, statt anhand der Gesamtzahl der beworbenen Funktionen.

Zu den wichtigsten Kriterien gehören:

• Protokollunterstützung: REST, SOAP, GraphQL, Webhooks oder andere erforderliche Methoden.
• Vorgefertigte Konnektoren: Abdeckung der Anwendungen, die Sie bereits verwenden.
• Datentransformation: Zuordnung, Validierung, Normalisierung und Formatkonvertierung.
• Authentifizierung: OAuth, Schlüssel, Token, Zertifikate und Verwaltung von Geheimnissen.
• Workflow-Automatisierung: Trigger, Verzweigungslogik, Zeitplanung und Orchestrierung.
• Fehlerbehandlung: Erneute Versuche, Warteschlangen, Warnmeldungen und Ausnahmeabläufe.
• Überwachung: Protokolle, Latenz, Fehler und Nutzungsberichte.
• Versionsverwaltung: Unterstützung von API-Änderungen und Abkündigungen.
• Sicherheit: Berechtigungen, Verschlüsselung, Governance und Audit-Trails.
• Bereitstellungsoptionen: Unterstützung für Cloud-, Hybrid- oder On-Premises-Umgebungen, sofern erforderlich.
• Entwicklerwerkzeuge: Testen, Debugging, Dokumentation und SDK-Unterstützung.
• Low-Code-Optionen: Visuelle Workflow-Tools für Personen ohne Entwicklerhintergrund.
• Preisgestaltung: Kosten bei den erwarteten Anfrage- und Datenvolumen.

Best Practices für die API-Integration

Mit diesen Maßnahmen bleiben Integrationen auch nach dem Start leichter betreibbar:

• Verantwortlichkeiten dokumentieren: Jede produktive Integration sollte eine namentlich benannte verantwortliche Person haben.
• Abhängigkeiten festhalten: Dokumentieren Sie Endpunkte, Zugangsdaten, Zuordnungen und nachgelagerte Systeme.
• Für Fehler planen: Verwenden Sie erneute Versuche, Warteschlangen, Ausweichlösungen und Ausnahmebehandlung.
• Zugangsdaten schützen: Hinterlegen Sie Geheimnisse nicht fest im Quellcode oder in Repositorys.
• Geringste Rechte verwenden: Geben Sie jeder Integration nur die erforderlichen Zugriffsrechte.
• Eingehende Daten validieren: Nutzdaten prüfen, bevor sie in Geschäftssysteme geschrieben werden.
• Leistung überwachen:Latenz, Fehler, Rate-Limits und fehlgeschlagene Datensätze verfolgen.
• Versionsänderungen einplanen:Hinweise der Anbieter auf abgekündigte Funktionen beachten.
• Gemeinsame Dienste wiederverwenden:Nicht ohne Grund mehrere Versionen derselben Verbindung erstellen.
• Änderungen vor dem Produktiveinsatz testen:API-Aktualisierungen können sich auf nachgelagerte Workflows auswirken, selbst wenn die Quellanwendung weiterhin normal funktioniert.