Bei der Vorbereitung der 1099-Formulare müssen Finanzteams möglicherweise auf Informationen zu Zahlungsempfängern zurückgreifen, die bereits Monate zuvor erfasst wurden und bei denen noch Angaben fehlen oder Abweichungen zwischen Namen und TIN geklärt werden müssen.
Wenn solche Probleme erstmals im Januar zutage treten, erhöht ihre Behebung die Arbeitslast in einer ohnehin arbeitsreichen Berichtsperiode. Werden die Angaben beim Onboarding von Zahlungsempfängern geprüft und relevante Änderungen das ganze Jahr über kontrolliert, können Teams Abweichungen früher beheben. So beginnt die Abgabesaison mit einem größeren Teil der Vorbereitungsarbeit, der bereits erledigt ist.
- Warum sich die gleiche Vorbereitungsarbeit jeden Januar wiederholt
- Informationen zu Zahlungsempfängern bereits während des Onboardings prüfen
- Validierte Informationen bei Änderungen an Datensätzen aktuell halten
- Ungeklärte Abweichungen vor Jahresende einer verantwortlichen Person zuweisen
- Validierungstools in den laufenden Prozess integrieren
- Was für die abschließende Prüfung der Berichterstattung noch offenbleibt
- Frühere Vorbereitung zur Routine machen
Warum sich die gleiche Vorbereitungsarbeit jeden Januar wiederholt
Informationen zu Zahlungsempfängern werden häufig erhoben, um einen unmittelbaren Bedarf zu decken, etwa einen Lieferanten anzulegen oder eine Zahlung zu verarbeiten. Sobald der Datensatz erstellt ist, gibt es für Mitarbeitende möglicherweise wenig Anlass, die Felder für die steuerliche Berichterstattung erneut aufzurufen, bis das Unternehmen mit der Vorbereitung der 1099-Formulare beginnt.
Ein ausgefülltes Formular W-9 liefert die dafür erforderlichen Informationen. Es stellt jedoch nicht fest, ob Name und Steueridentifikationsnummer mit den Datensätzen der IRS übereinstimmen. Ebenso bestätigt es nicht, dass die Angaben korrekt in das System übertragen wurden, das zur Vorbereitung der Meldung verwendet wird. Ein Datensatz kann daher im Laufe des Jahres vollständig erscheinen und vor der Abgabe dennoch weitere Aufmerksamkeit erfordern.
Beispielsweise kann ein Lieferant beim Onboarding die korrekten Steuerinformationen angeben, während ein Mitarbeitender stattdessen den auf einer Rechnung genannten Firmennamen in das Berichtsfeld einträgt. Die Abweichung kann unbemerkt bleiben, solange die Zahlungen weiterlaufen. Wird sie erstmals bei der Prüfung im Januar festgestellt, muss jemand das W-9 heraussuchen und klären, ob die vorhandenen Unterlagen das Problem lösen oder eine weitere Kontaktaufnahme erforderlich ist.
Wenn diese Prüfungen bei einer großen Zahl von Zahlungsempfängern aufgeschoben werden, wird die Vorbereitung der Abgabe zugleich zu einer Überprüfung der im Laufe des Jahres gesammelten Informationen. Werden sie früher abgeschlossen, können Teams diese Arbeit fortschreiben; je näher die Fristen rücken, desto weniger ungeklärte Datensätze konkurrieren dann um Aufmerksamkeit.
Informationen zu Zahlungsempfängern bereits während des Onboardings prüfen
Das Onboarding bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Steuerinformationen zu prüfen, während sie ohnehin mit einem neuen Zahlungsempfänger in Kontakt stehen. Muss eine Angabe geklärt werden, kann dies im Rahmen dieses Austauschs geschehen, statt Monate später zu einer separaten Anfrage zu werden.
Bei der Prüfung sollte berücksichtigt werden, welche Informationen in die für die Berichterstattung verwendeten Felder gehören. Bei einem Einzelunternehmer verlangt das Formular W-9 in Zeile 1 den Namen der Person und in Zeile 2 einen abweichenden Unternehmensnamen. Ein Unternehmensname kann für Rechnungen und die laufende Korrespondenz passend sein. Beim Einrichten des Datensatzes für die steuerliche Berichterstattung müssen Mitarbeitende diese Unterscheidung jedoch beibehalten.
Der TIN-Abgleich bietet eine zusätzliche Prüfung, indem er den Namen und die Steueridentifikationsnummer des Zahlungsempfängers mit den Datensätzen der IRS vergleicht. Stimmen die Angaben nicht überein, können Mitarbeitende die eingegebenen Informationen mit dem W-9 abgleichen und den Zahlungsempfänger kontaktieren, falls eine Klärung erforderlich ist. Wird die Abweichung bereits beim Onboarding erkannt, haben beide Seiten mehr Zeit, sie vor Beginn der Vorbereitung der Abgabe zu klären.
Sobald das Problem gelöst ist, müssen die korrigierten Informationen das System erreichen, das die 1099-Daten bereitstellt. Andernfalls kann ein Mitarbeitender zwar die Nachverfolgung abschließen, die ursprüngliche Abweichung aber im Berichtsdatensatz bestehen lassen, sodass am Jahresende dieselbe Arbeit erneut anfällt.
Validierte Informationen bei Änderungen an Datensätzen aktuell halten
Ein Datensatz zu einem Zahlungsempfänger kann sich nach der ersten Prüfung ändern. Ein Lieferant kann überarbeitete Steuerinformationen einreichen, oder ein Mitarbeitender kann das Konto so aktualisieren, dass dies die für die Berichterstattung verwendeten Felder betrifft. Ein früheres Validierungsergebnis muss zusammen mit diesen Änderungen betrachtet werden, da es sich auf die damals geprüfte Kombination aus Name und TIN bezieht.
Teams können festlegen, welche Aktualisierungen eine erneute Prüfung auslösen sollen. Gibt ein Zahlungsempfänger einen anderen Steuerzahlernamen oder eine andere TIN an, sollten Mitarbeitende bestätigen, dass die überarbeiteten Informationen durch die entsprechenden Unterlagen belegt sind, und die neue Kombination prüfen. Eine Änderung eines regulären Kontaktfelds kann zwar eine Aktualisierung erfordern, muss den früheren TIN-Abgleich aber nicht berühren.
Auch interne Änderungen verdienen Aufmerksamkeit. Beispielsweise könnte ein Mitarbeitender den Steuerzahlernamen durch einen geläufigeren Handelsnamen ersetzen, damit der Lieferant leichter zu finden ist. Wenn operative Namen von den Feldern für die steuerliche Berichterstattung getrennt bleiben, können Mitarbeitende das Konto pflegen, ohne versehentlich bereits geprüfte Informationen zu ändern.
Die Angabe des Validierungsdatums und der geprüften Kombination kann Mitarbeitenden helfen festzustellen, ob das Ergebnis noch für den aktuellen Datensatz gilt. Ändern sich Informationen später, sollten sie erkennen können, was weitere Aufmerksamkeit erfordert, ohne die Prüfung aller unveränderten Zahlungsempfänger wiederholen zu müssen.
Ungeklärte Abweichungen vor Jahresende einer verantwortlichen Person zuweisen
Eine Abweichung kann ungeklärt bleiben, selbst wenn sie früh erkannt wurde. Ein Mitarbeitender kann eine Anfrage nach korrigierten Informationen senden und sich dann während des Wartens auf eine Antwort anderen Aufgaben zuwenden. Ohne eine zugewiesene verantwortliche Person und einen Prozess zur Nachverfolgung kann der Datensatz noch offen sein, wenn die Vorbereitung der Abgabe beginnt.
Die Verantwortung sollte bis zur Klärung reichen und auch bestätigen, dass jede Korrektur das Berichtssystem erreicht. Die Zuständigkeiten hängen davon ab, wie die Organisation ihre Lieferanten verwaltet. Teams können jedoch klare Erwartungen für jeden Teil der Arbeit festlegen.
| Funktion | Beispiel für die Zuständigkeit |
|---|---|
| Lieferanten-Onboarding | Steuerunterlagen erfassen und bei unvollständigen Angaben eine Klärung anfordern. |
| Kreditorenbuchhaltung | Offene Anfragen überwachen und sicherstellen, dass genehmigte Korrekturen den Datensatz des Zahlungsempfängers erreichen. |
| Steuer- oder benannte Leitung für die Berichterstattung | Probleme prüfen, die eine steuerliche Beurteilung erfordern, und die angemessene Behandlung für Berichterstattung oder Quellensteuer festlegen. |
| Systemadministration | Zuordnungen der Berichtsfelder pflegen und kontrollierte Aktualisierungen zwischen Systemen unterstützen. |
Eine regelmäßige Prüfung offener Punkte kann dabei helfen, zwischen Datensätzen zu unterscheiden, bei denen eine Antwort des Zahlungsempfängers aussteht, und solchen, die eine interne Entscheidung erfordern. Mitarbeitende sollten sehen können, wer verantwortlich ist und wann die Nachverfolgung fällig ist. Außerdem sollte ein festgelegter Weg zur Eskalation ungeklärter Probleme bestehen, wenn die Abgabefrist näher rückt.
Diese Transparenz hilft Managern auch bei der Einschätzung, ob die Vorbereitung vorankommt. Die Zahl abgeschlossener Prüfungen vermittelt nur einen Teil des Bildes, wenn die besonders aufwendigen Ausnahmen seit mehreren Monaten unbearbeitet geblieben sind.
Validierungstools in den laufenden Prozess integrieren
Validierungstools können Prüfungen zu verschiedenen Zeitpunkten im Jahr unterstützen.
Einzelprüfungen ermöglichen es Mitarbeitenden, Informationen direkt nach ihrem Eingang zu prüfen, während Massenprüfungen Teams dabei helfen können, vor Beginn der Vorbereitung der Abgabe eine größere Gruppe von Datensätzen zu Zahlungsempfängern zu untersuchen. Sovos TINCheck, unterstützt beispielsweise Echtzeit- und Massenprüfungen von Namen und TINs anhand der Datensätze der IRS. So können Teams einzelne Zahlungsempfänger beim Onboarding validieren oder größere Gruppen vor Beginn der Berichterstattung prüfen.
Der Nutzen beider Ansätze hängt teilweise davon ab, was nach der Rückgabe der Ergebnisse geschieht. Mitarbeitende benötigen eine Möglichkeit, Ausnahmen zu erkennen und Korrekturen in die Berichtsdaten zu übernehmen. Eine frühere Massenprüfung verschafft Teams mehr Zeit für diese Nachverfolgung, insbesondere wenn die Klärung von der Antwort eines Zahlungsempfängers abhängt.
Ein übereinstimmendes Ergebnis bezieht sich nur auf die geprüfte Kombination aus Name und TIN. Teams müssen weiterhin feststellen, ob Zahlungen meldepflichtig sind und ob die Beträge stimmen. Die Validierung sollte daher den umfassenderen Vorbereitungsprozess unterstützen, nicht aber als Bestätigung verstanden werden, dass eine Meldung zur Abgabe bereit ist.
Was für die abschließende Prüfung der Berichterstattung noch offenbleibt
Nach Jahresende müssen Teams weiterhin die Zahlungssummen abstimmen und die Behandlung für die Berichterstattung gemäß den Regeln für das betreffenden Steuerjahr festlegen. Eine frühere Validierung verschafft ihnen dafür eine verlässlichere Ausgangsbasis, sofern die im Laufe des Jahres geprüften Informationen letztlich auch in die Abgabe einfließen.
Bei der abschließenden Prüfung sollte daher bestätigt werden, dass die Berichtsdatei genehmigte Korrekturen enthält und ungeklärte Ausnahmen angemessen bearbeitet wurden. Ein korrigierter Lieferantendatensatz löst ein Problem möglicherweise nicht, wenn die Abgabedaten vor der Aktualisierung extrahiert wurden. Die Prüfung dieser Verbindung trägt dazu bei, den Nutzen bereits geleisteter Arbeit zu erhalten.
Organisationen können die verbleibende Arbeitslast nutzen, um zu beurteilen, an welchen Stellen ihr Vorbereitungsprozess angepasst werden muss. Wenn Mitarbeitende noch Monate zuvor angeforderte Informationen nachverfolgen, müssen möglicherweise die Zuständigkeiten für die Nachverfolgung überprüft werden. Wenn geklärte Abweichungen in den Abgabedaten erneut auftauchen, sollte möglicherweise die Übertragung zwischen den Systemen geprüft werden.
Mit der Zeit können diese Erkenntnisse Änderungen vor dem nächsten Berichtszyklus anstoßen. Die Abgabesaison wird dann zu einer Gelegenheit, die Vorbereitungsarbeit des Jahres zu bewerten und abzuschließen, wobei weniger Datensätze eine Wiederholung bereits erledigter Arbeit erfordern.
Frühere Vorbereitung zur Routine machen
Teams können damit beginnen zu prüfen, welche Probleme mit Zahlungsempfängern während der letzten Abgabesaison am meisten Zeit beansprucht haben und wann diese Probleme erstmals hätten angegangen werden können. Das schafft eine Grundlage für die Entscheidung, an welchen Stellen eine frühere Prüfung oder eine klarere Zuständigkeit für die Nachverfolgung den größten Nutzen bringen würde.
Ziel ist es, abgeschlossene Arbeit verfügbar zu machen, sobald die Berichterstattung beginnt. Wenn validierte Informationen und geklärte Ausnahmen in die Abgabedaten übernommen werden, können Mitarbeitende mehr Aufmerksamkeit auf Entscheidungen richten, die von einem vollständigen Zahlungsjahr abhängen, und weniger Zeit damit verbringen, Monate zuvor erfasste Informationen erneut zu prüfen.