Tabellenkalkulationen werden häufig verwendet, um Steuer- und aufsichtsrechtliche Meldungen zu organisieren, da sie Teams eine vertraute Möglichkeit bieten, Aufzeichnungen zu verfolgen und den Fortschritt zu überwachen. Wenn Unternehmen sich jedoch darauf verlassen, dass sie während des gesamten Prozesses die Kontrolle über die Kontrollen gewährleisten, stoßen sie zunehmend an ihre Grenzen.
Bei Aktivitäten wie der TIN-Prüfung und der Steuerberichterstattung zum Jahresende muss ein abgeschlossener Datensatz möglicherweise mehr als nur seinen endgültigen Status ausweisen. Unternehmen müssen unter Umständen auch Informationen zu Prüfungsergebnissen, Korrekturen, Ausnahmen und erforderlichen Überprüfungen aufbewahren. Die Verwaltung dieser Details über Tabellenkalkulationen kann mit zunehmendem Meldevolumen immer schwieriger werden.
Wenn Tabellenkalkulationen Teil des Compliance-Prozesses werden
Eine Tabellenkalkulation kann als einfache Übersicht über ausstehende Aufgaben beginnen und allmählich eine weitaus größere Rolle übernehmen. Wenn neue Anforderungen entstehen, fügen Mitarbeitende möglicherweise Spalten für Prüfungsergebnisse, Ausnahmen, Genehmigungen, Zuständigkeiten und andere Informationen hinzu. Schließlich kann die Tabellenkalkulation zu einem der wichtigsten Werkzeuge werden, mit denen Mitarbeitende feststellen, ob erforderliche Aufgaben erledigt wurden.
Nehmen wir die TIN-Prüfung als Beispiel. Ein Mitarbeitender kann die Prüfung durchführen und anschließend eine Tabellenkalkulation aktualisieren, um anzuzeigen, dass der Datensatz die Prüfung bestanden hat. Der Status ermöglicht es der nächsten Person, den Meldeprozess fortzusetzen, erfordert jedoch einen separaten Schritt, um eine bereits erfolgte Aktivität zu dokumentieren. Tritt eine Ausnahme auf, muss der Mitarbeitende möglicherweise zusätzliche Informationen zur Erläuterung des Problems bereitstellen, bevor jemand anderes feststellen kann, ob der Datensatz weiterverarbeitet werden kann.
Dieser Ansatz lastet der Tabellenkalkulation mit zunehmender Komplexität des Prozesses mehr Verantwortung auf. Mitarbeitende verwenden sie nicht einfach nur, um Datensätze zu organisieren, sondern verlassen sich auch auf manuell eingegebene Informationen, um außerhalb der Tabellenkalkulation durchgeführte Aktivitäten abzubilden. Jede fehlende oder unvollständige Aktualisierung kann beeinflussen, was andere Mitarbeitende sehen.
Eine vollständige Aufzeichnung der Compliance-Aktivitäten führen
Eine der wesentlichen Einschränkungen tabellenbasierter Kontrolle besteht darin, den Verlauf eines Datensatzes bei dessen Änderung zu bewahren. Tabellenkalkulationen sind darauf ausgelegt, Informationen aktuell zu halten, was dem Erfordernis entgegenwirken kann, frühere Vorgänge zu bewahren.
Beispielsweise kann ein Zahlungsempfänger die TIN-Prüfung zunächst nicht bestehen, weil die Kombination aus Name und TIN nicht übereinstimmt. Sobald korrigierte Informationen eingehen, kann ein Mitarbeitender die ursprünglichen Angaben ersetzen und den Status aktualisieren. Die Tabellenkalkulation enthält nun die für die Meldung erforderlichen Informationen, doch die frühere Abweichung und die anschließende Korrektur sind möglicherweise nicht mehr erkennbar.
Eine vollständige Aufzeichnung zu führen, kann schwieriger werden, wenn:
- Frühere Informationen ersetzt werden. Durch die Aktualisierung eines Datensatzes mit korrigierten Informationen können Details zu seinem ursprünglichen Status oder zu den zwischenzeitlich vorgenommenen Änderungen verloren gehen.
- Die Zuständigkeit wechselt.Ein Feld für die Zuständigkeit kann anzeigen, wer den Datensatz derzeit bearbeitet, ohne festzuhalten, wer eine frühere Prüfung oder Genehmigung abgeschlossen hat.
- Belege werden separat gespeichert.Informationen, die zur Klärung einer Ausnahme verwendet wurden, können in einem anderen System oder einem gemeinsamen Ordner aufbewahrt werden und müssen dann wieder der Tabellenkalkulation zugeordnet werden.
Versionsverläufe oder separat gespeicherte Kopien können dazu beitragen, einige dieser Informationen zu bewahren. Dennoch kann die Prüfung eines Datensatzes den Vergleich verschiedener Quellen erfordern, bevor sein Verlauf verständlich wird. Je mehr Informationen außerhalb der aktuellen Tabellenkalkulation verwaltet werden, desto schwieriger wird es, sie als vollständige Aufzeichnung der Compliance-Aktivitäten zu nutzen.
Manuelle Kontrolle bei höherem Meldevolumen
Der manuelle Aufwand für die tabellenbasierte Kontrolle kann erheblich steigen, wenn ein Unternehmen eine große Zahl von Datensätzen verarbeitet. Mehr Datensätze bedeuten auch mehr Prüfaktivitäten, und die darin auftretenden Ausnahmen können zusätzliche Dokumentation erfordern, bevor sie für die Meldung bereit sind.
Eine Organisation, die beispielsweise Tausende Zahlungsempfänger verarbeitet, kann viele Zahlungsempfänger haben, die die TIN-Prüfung bestehen, ohne dass weitere Maßnahmen erforderlich sind. Bei anderen können korrigierte Informationen oder eine zusätzliche Prüfung erforderlich sein. Wenn Mitarbeitende dafür verantwortlich sind, jedes Ergebnis nach Abschluss der Prüfung in einer Tabellenkalkulation zu dokumentieren, führt jeder Datensatz zu einer weiteren manuellen Aktualisierung zwischen der Aktivität selbst und ihrer Aufzeichnung im Unternehmen.
Unterschiede darin, wie Mitarbeitende ihre Arbeit dokumentieren, können in diesem Maßstab ebenfalls deutlicher zutage treten. Eine Person fügt möglicherweise detaillierte Informationen darüber hinzu, warum eine Ausnahme aufgetreten ist, während eine andere nur den Status ändert, sobald die Ausnahme behoben wurde. Beide Datensätze können letztlich dasselbe Ergebnis ausweisen, obwohl der Umfang der verfügbaren Belege unterschiedlich ist.
Unternehmen können darauf reagieren, indem sie Pflichtfelder, detailliertere Anweisungen oder zusätzliche Prüfschritte in den Tabellenprozess aufnehmen. Diese Maßnahmen können die Dokumentation zwar einheitlicher machen, erhöhen aber auch den mit den Compliance-Aktivitäten verbundenen Arbeitsaufwand. Mitarbeitende müssen die zugrunde liegende Aufgabe weiterhin erledigen und sicherstellen, dass die Tabellenkalkulation sie korrekt abbildet.
Auch die Tabellenkalkulation selbst kann komplizierter werden, wenn das Unternehmen versucht, zusätzliche Anforderungen zu berücksichtigen. Aus einer einfachen Übersicht können schließlich zahlreiche Felder, Registerkarten, Notizen und Verweise werden, die Mitarbeitende verstehen und korrekt pflegen müssen. Mit zunehmendem Volumen kann der Prozess dadurch stärker von internen Verfahren und dem Wissen der Mitarbeitenden abhängig werden.
Eine klare Prüfspur schaffen
Die Grenzen tabellenbasierter Kontrolle lassen sich leichter anhand eines einzelnen Datensatzes als anhand der Tabellenkalkulation als Ganzes erkennen. Wählen Sie einen abgeschlossenen Vorgang aus, der zusätzliche Maßnahmen erforderte, und versuchen Sie, den Ablauf nachzuvollziehen, ohne die zuständige Person zu fragen.
Wenn ein Zahlungsempfänger beispielsweise die TIN-Prüfung zunächst nicht bestanden hat, sollte sich feststellen lassen, warum dies der Fall war und wie die Angelegenheit letztlich geklärt wurde. Je nach Prozess können diese Informationen einen früheren Tabelleneintrag, Belege oder einen anderen Datensatz umfassen, der das Prüfungsergebnis ausweist.
Wenn diese Bestandteile erst gefunden und zusammengetragen werden müssen, bevor der Verlauf verständlich wird, hat das Unternehmen die erforderlichen Informationen möglicherweise zwar aufbewahrt, sie aber nicht in einer durchgängigen Prüfspur geführt. Die Prüfung einer einzelnen Ausnahme auf diese Weise kann machbar sein. Schwieriger wird der Prozess jedoch, wenn für zahlreiche Datensätze dasselbe Maß an Prüfung erforderlich ist.
Der Einsatz von Technologie, die für die zugrunde liegende Aktivität entwickelt wurde, kann diese Trennung verringern. Sovos TINCheck ermöglicht es Unternehmen beispielsweise, Steueridentifikationsdaten anhand von Daten des IRS, der SSA und staatlicher Beobachtungslisten in Echtzeit oder gesammelt zu validieren. Für Unternehmen, die eine große Zahl von Zahlungsempfängern verarbeiten, bietet dies eine Alternative dazu, die Prüfung in einem Prozess durchzuführen und Mitarbeitende anschließend auf die Pflege einer separaten Tabellenaufzeichnung der Arbeit zu verweisen.
Wo tabellenbasierte Kontrolle an ihre Grenzen stößt
Es gibt nicht unbedingt eine bestimmte Anzahl von Datensätzen oder Meldeschwelle, ab der eine Tabellenkalkulation nicht mehr funktioniert. Stattdessen können Unternehmen betrachten, wie viel zusätzlicher Aufwand für die Aufrechterhaltung der Kontrolle erforderlich ist. Wenn Mitarbeitende dieselben Informationen an mehreren Stellen aktualisieren oder separate Belege zur Unterstützung von Statusangaben in der Tabellenkalkulation pflegen müssen, geht der Prozess möglicherweise bereits über eine einfache Nachverfolgung hinaus.
Ein weiterer Aspekt ist, wie stark der Prozess von den Personen abhängt, die ihn verwalten. Wenn ein erfahrener Mitarbeitender erklären kann, wo Belege gespeichert sind oder was ein bestimmter Status bedeutet, kann der Prozess im Tagesgeschäft gut funktionieren. Eine andere Person sollte denselben Datensatz jedoch anhand der verfügbaren Informationen prüfen können, ohne diese Erklärung zu benötigen.
Bei regulierten Arbeitsprozessen mit hohem Volumen kann es letztlich praktischer sein, die zugrunde liegende Aktivität in eine dafür entwickelte Technologie zu verlagern, anstatt eine Tabellenkalkulation immer weiter auszubauen. Dies ist besonders bei wiederholbaren Aktivitäten wie der TIN-Prüfung relevant, da die Prüfung außerhalb der Tabellenkalkulation durchgeführt werden kann, statt sie anschließend manuell zu dokumentieren.
Über die tabellenbasierte Kontrolle hinaus
Tabellenkalkulationen können eine effektive Möglichkeit sein, Arbeit nachzuverfolgen. Ihre Grenzen werden jedoch deutlicher, wenn Unternehmen sich zusätzlich darauf verlassen, dass sie andernorts durchgeführte Kontrollen abbilden und den Verlauf bewahren, der später zur Unterstützung dieser Aktivitäten benötigt wird. Mit zunehmendem Meldevolumen kann die Verlagerung von Aktivitäten wie der TIN-Prüfung in ein dafür entwickeltes System den Bedarf an paralleler manueller Nachverfolgung verringern und zugleich für einen einheitlicheren Ansatz bei der Compliance-Kontrolle sorgen.