Fünf Lektionen zur Auswahl und Nutzung kostenloser Buchhaltungssoftware

Wenn Sie als Freelancer arbeiten oder Ihr erstes Unternehmen gründen, kann kostenlose Buchhaltungssoftware eine attraktive Möglichkeit sein, Ihre Finanzen zu organisieren, ohne eine weitere monatliche Ausgabe zu verursachen. Bevor Sie sich jedoch für einen Tarif entscheiden, müssen Sie wissen, ob er zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt: wie oft Sie Kunden Rechnungen stellen, welche Konten Sie verwenden und wie viele Ausgaben Sie erfassen müssen.

Darum ging es in der Diskussion von eWeek: “Sie gründen ein Unternehmen? Das kann kostenlose Buchhaltungssoftware – und das kann sie nicht“, die in Zusammenarbeit mit QuickBooks präsentiert wurde. Rayanne Harmon, leitende Redakteurin mit Schwerpunkt Finanzen, und Max Crampton-Thomas, Chefredakteur, untersuchten die Möglichkeiten und Grenzen von QuickBooks Free sowie die Buchführungsgewohnheiten, die Inhaber benötigen, um die Software sinnvoll zu nutzen.

Diese fünf Erkenntnisse aus der Diskussion können Ihnen helfen zu beurteilen, ob der kostenlose Tarif zu Ihrer aktuellen Arbeitsbelastung passt, zu verstehen, worum Sie sich weiterhin selbst kümmern müssen, und zu erkennen, wann Sie möglicherweise mehr Funktionen benötigen.

1. Stimmen Sie den Tarif auf Ihre monatliche Arbeitsbelastung ab

QuickBooks Free ist ein dauerhaft kostenloser Buchhaltungstarif für 0 US-Dollar pro Monat und kein zeitlich begrenzter Testzeitraum. Für den Start ist keine Kreditkarte erforderlich. Dadurch entfällt eine Abonnementgebühr, doch Inhaber müssen die enthaltenen Kontingente weiterhin mit ihrem tatsächlichen Umfang an Aktivitäten vergleichen.

Der Tarif umfasst eine Bankverbindung, bis zu zwei Rechnungen und einen Kostenvoranschlag pro Monat, zwei Belegerfassungen und fünf erfasste Fahrten pro Monat. Für einen Freelancer mit gelegentlichen Projekten können diese Grenzen ausreichen. Wer nach jedem Kundenbesuch Rechnungen verschickt, benötigt möglicherweise mehr Kapazität – auch wenn er allein arbeitet.

Wie Harmon erklärte: „Nur weil man die einzige Person im Unternehmen ist, bedeutet das nicht automatisch, dass die Buchführung einfach ist.“

Zählen Sie vor der Wahl eines Tarifs die Rechnungen, Kostenvoranschläge, Belege, Fahrten und Bankkonten, die in einem typischen Monat anfallen. Beurteilen Sie den zu erfassenden Arbeitsaufwand, statt davon auszugehen, dass ein Ein-Personen-Unternehmen in den kleinsten Tarif passt.

2. Überprüfen Sie verbundene Transaktionen regelmäßig

Durch die Verbindung eines Bankkontos lassen sich Einnahmen und Ausgaben zusammenführen, doch dadurch wird nicht jede Transaktion erklärt. Inhaber müssen die Aufzeichnungen weiterhin prüfen, unbekannte Abbuchungen untersuchen und geschäftliche Ausgaben von privaten Käufen unterscheiden.

Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn es darum geht, die Betriebskosten des Unternehmens zu berechnen. Ein privater Kauf und ein geschäftliches Abonnement können im selben Konto auftauchen, doch wenn man sie gleich behandelt, wird das finanzielle Bild verfälscht.

Harmon empfahl wöchentliche Prüfungen, solange die Transaktionen noch vertraut sind. Crampton-Thomas ergänzte eine monatliche Prüfung, um übergeordnete Muster zu untersuchen – etwa, ob die Ausgaben schneller steigen als die Einnahmen.

Für einen neuen Inhaber erfüllen diese Prüfungen unterschiedliche Zwecke. Die wöchentliche Sitzung hält die Aufzeichnungen in Ordnung, die monatliche hilft bei ihrer Interpretation. Beginnen Sie mit einem überschaubaren Termin im Kalender und nutzen Sie ihn, um eingehende Zahlungen zu prüfen, Ausgaben zu kontrollieren und Fragen zu klären, bevor sie sich ansammeln.

3. Trennen Sie Rechnungen von frei verfügbarem Geld

Die Rechnungsstellung hilft bei der Organisation der Kundenabrechnung, doch der Versand einer Rechnung bedeutet nicht, dass die Zahlung eingegangen ist. Für Freelancer, die Projektausgaben vorstrecken, kann dieser zeitliche Unterschied die Fähigkeit beeinträchtigen, die nächste Rechnung zu begleichen.

Crampton-Thomas, Chefredakteur, brachte das Problem direkt auf den Punkt: „Ein Kunde kann Ihnen Geld für ein abgeschlossenes Projekt schulden, aber das bedeutet nicht, dass das Geld zur Begleichung Ihrer nächsten Rechnung verfügbar ist.“

Halten Sie bei der Prüfung der Finanzen abgeschlossene Arbeiten, ausgestellte Rechnungen und Einzahlungsbelege getrennt. Ein starker Monat bei der Projektabwicklung kann dennoch eine Lücke zwischen fälligen Ausgaben und den Zahlungen der Kunden hinterlassen.

In der Diskussion wurde auch die optionale Zahlungsannahme als eigener Aspekt genannt. Ein kostenloses Buchhaltungsabonnement bedeutet nicht, dass die Zahlungsabwicklung kostenlos ist. Prüfen Sie vor der Aktivierung die Bedingungen und anfallenden Gebühren und berücksichtigen Sie diese Kosten bei der Beurteilung, wie Sie Zahlungen von Kunden einziehen werden.

4. Nutzen Sie Berichte, um bessere Geschäftsfragen zu stellen

QuickBooks Free umfasst einen Gewinn-und-Verlust-Bericht, eine Bilanz und einen Kurzbericht zu einem Konto. Jeder bietet eine andere Perspektive: Einnahmen und Ausgaben über einen Zeitraum, die finanzielle Lage zu einem bestimmten Zeitpunkt und die Aktivitäten innerhalb eines bestimmten Kontos.

Für einen Freelancer liegt der Wert in den Fragen, die sich aus diesen Perspektiven ergeben. Steigen die laufenden Softwarekosten? Hat ein einzelner Gerätekauf einen teuren Monat verursacht? Lässt der Kontostand eine offene Verpflichtung unberücksichtigt?

Die Redner betonten, dass sich Umsatz und Gewinn unterscheiden und dass Gewinn nicht zwangsläufig bedeutet, dass das Geld sofort verfügbar ist. Prüfen Sie die Berichte zusammen mit eingehenden Zahlungen und bevorstehenden Ausgaben, statt sich auf eine einzige Zahl zu verlassen.

Wenn etwas ungewöhnlich aussieht, untersuchen Sie die zugrunde liegenden Transaktionen. Ein unerwarteter Anstieg kann auf eine tatsächliche Kostenänderung, einen zusätzlichen Kauf oder eine falsche Kategorie zurückzuführen sein. Genaue Aufzeichnungen bilden die Grundlage für die Entscheidung, ob Sie Ihre Ausgaben anpassen oder Ihre Preise überdenken sollten.

5. Betrachten Sie Tarifgrenzen als Anlass für eine Neubewertung

Die Belegerfassung und die Kilometererfassung können die alltägliche Dokumentation unterstützen, doch ihr Nutzen hängt von der Häufigkeit ab. Gelegentliche Fahrten zu Kunden unterscheiden sich vom Fahren zwischen Terminen während der gesamten Woche. Dasselbe Prinzip gilt für Rechnungen und Bankverbindungen.

Prüfen Sie nach dem ersten Monat, ob der Tarif zu Ihrer Routine passt. Sind die Aufzeichnungen aktuell? Unterbrechen Funktionsgrenzen die normale Arbeit? Benötigt das Unternehmen inzwischen Unterstützung bei seinen Finanzen?

In der Diskussion wurde darauf hingewiesen, dass Inhaber zu einem anderen QuickBooks-Tarif wechseln können und dabei ihre Finanzdaten und ihre Historie behalten. Das bietet eine Möglichkeit, wenn sich der Bedarf ändert, ohne dass ein Upgrade sofort das Ziel sein muss.

Beginnen Sie mit einer Routine, die Sie dauerhaft einhalten können

Die Wahl kostenloser Buchhaltungssoftware beginnt damit, zu verstehen, was Ihr Unternehmen jeden Monat benötigt. Vergleichen Sie Ihren Bedarf an Rechnungsstellung, Bankverbindungen, Belegerfassung und Kilometererfassung mit den Kontingenten des Tarifs und richten Sie anschließend wöchentliche Prüfungen der Aufzeichnungen sowie eine monatliche Leistungsprüfung ein.

Wenn diese Funktionen zu Ihrer Arbeitsbelastung passen, sehen Sie sich QuickBooks Free an und beginnen Sie, Ihre Finanzroutine ohne monatliches Abonnement aufzubauen. Nutzen Sie diese regelmäßigen Prüfungen, um zu beurteilen, ob der Tarif Ihr Unternehmen auch bei dessen Wachstum weiterhin unterstützt.