Die Menge an Daten , die ein Unternehmen zusammenträgt, kann überwältigend sein. Daher fällt es vielen Unternehmen schwer, ihre Daten zu organisieren, zu analysieren, zu definieren, zu schützen und zu nutzen. Das liegt unter anderem daran, dass keine klar definierte Datenstrategie vorhanden ist – oder dass nicht bekannt ist, wie eine Strategie entwickelt wird, die für das eigene Unternehmen optimal funktioniert.
Wenn Ihr derzeitiger Ansatz zur Verwaltung Ihrer Daten nicht funktioniert oder Sie bislang überhaupt keine umfassende Datenstrategie entwickelt haben, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Darin erläutern wir einen Ansatz mit „vier Säulen“, der Ihnen bei der Umsetzung einer umfassenden und effektiven Datenstrategie hilft.
Wir definieren die Rolle, die jede Säule bei der Entwicklung und Einführung Ihrer Datenstrategie spielen sollte, und zeigen, wie sie Ihnen dabei hilft, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
1. Formatierung
Typischerweise sind Daten in einer Tabellenkalkulation oder einem herkömmlichen BI-Bericht wahllos in zahlreichen Zeilen und Spalten auf einer Seite angeordnet. Das führt dazu, dass Zeile für Zeile und Spalte für Spalte manuell geprüft werden muss – auf veraltete und zeitaufwendige Weise. Wenn es darum geht, wichtige Erkenntnisse zu identifizieren, kann das der Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen gleichkommen.
Deshalb lassen sich Daten am besten formatieren und wirklich zum Leben erwecken, indem man sie grafisch visualisiert. Dadurch werden Ausreißer, Trends und/oder Probleme, die behoben werden müssen, sofort sichtbar.
Datenvisualisierung macht es allen leichter zu verstehen, was die Daten aussagen – insbesondere in Zeiten immer kürzerer Aufmerksamkeitsspannen. Außerdem können Ihre Kollegen hinterfragen, warum etwas ungenau zu sein scheint, und anschließend einen Drill-down durchführen, um die eigentliche Ursache des Problems zu ermitteln.
2. Governance
Governance ist der wichtigste Faktor, den es bei der sogenannten „Berichtsanarchie“ zu berücksichtigen gilt. Ohne eine zentrale Quelle der Wahrheit können Geschäftsanwender leicht das Vertrauen in die Daten verlieren. Und ohne angemessene Governance wird die Geschäftslogik in Berichten häufig dupliziert und nicht standardisiert, wodurch Ihre Daten völlig unbeherrschbar werden.
Ein Datenmodell-Ansatz für die Governance aller Daten, Kennzahlen und Beziehungen auf Basis einer zentralen Quelle der Wahrheit gewährleistet eine korrekte Berichterstellung und Analyse. Gleichzeitig dient er Entwicklern und Analysten als standardisierter Prozess, indem er ihnen eine Methodik zur Verfügung stellt, die sich über sämtliche Unternehmensdaten und die gesamte Formellogik erstreckt.
Dadurch halten sich alle an dieselben Verfahren und Standards. Bei angemessener Governance ist die Sicht jedes Teammitglieds auf die Daten auf das beschränkt, was für die jeweilige Person relevant ist – basierend auf den von Ihrem Unternehmen definierten Sicherheitsvorgaben.
Die Entwicklung eines zuverlässigen Data-Governance-Plans stellt sicher, dass Ihre Daten aus der definierten Quelle abgerufen werden. Doch damit ist es nicht getan. Achten Sie darauf, ihn mit der konsequenten Verwendung vordefinierter Kennzahlen und KPIs zu kombinieren, denn sobald die Daten aus der Quelle entfernt und manipuliert wurden, können Sie den Zahlen nicht mehr vertrauen.
3. Zugänglichkeit
Jedes Unternehmen steht vor Herausforderungen, wenn es darum geht, seine Daten und Inhalte möglichst vielen Teammitgliedern zugänglich zu machen. Deshalb ist die dritte Säule – die Zugänglichkeit – so wichtig.
Das Teilen herkömmlicher Berichte in Tabellenkalkulationen ist umständlich und führt zu endlosen E-Mail-Austauschen, bei denen mehrere Versionen hin- und hergeschickt werden. Je nach Datenmenge in einer Tabellenkalkulation kann es schwierig sein, sie effektiv mit anderen Teammitgliedern zu teilen. Hinzu kommt, die Daten der richtigen Person – etwa dem Controller, Projektmanager oder Vertriebsmitarbeiter – im richtigen Format bereitzustellen. Sie Teammitgliedern in all diesen unterschiedlichen Rollen vollständig zugänglich zu machen, ist eine enorme Herausforderung.
Daten jederzeit, überall und auf jedem Gerät zugänglich zu machen, bietet zahlreiche messbare Vorteile. Manager können innerhalb von Sekunden auf ihrem Smartphone oder Tablet auf ihre wichtigsten Kennzahlen und Datenanalysen zugreifen. Analysten können auf Basis eines kontrollierten Datenmodells innerhalb weniger Minuten Berichte erstellen. Individuelle Benachrichtigungen mit geschäftskritischen Berichtsaktualisierungen lassen sich einrichten, ohne dass sich jemand bei einer Anwendung anmelden und Berichte eigenständig abrufen muss.
Mobilen Zugriff auf Datenberichte für Endanwender bereitzustellen, ist am Arbeitsplatz inzwischen unerlässlich. In vielen Branchen wechseln Anwender, die Echtzeitzugriff auf Daten benötigen, im Laufe ihres Arbeitstags zunehmend zwischen der Arbeit im Büro und der Remote-Arbeit. Projektmanager in der Baubranche beispielsweise verbringen einen großen Teil ihres Tages mit der Analyse von Tabellenkalkulationen und Daten und stützen sich anschließend auf ihre Erkenntnisse, um wichtige Geschäftsentscheidungen direkt vor Ort zu treffen.
Stellen Sie sicher, dass diese Endanwender unabhängig von ihrem Arbeitsort jedes Gerät nutzen können, um Echtzeitdaten zu prüfen und per „Drill-down“ zu Transaktionsdetails vorzudringen. Diese Zugänglichkeit ermöglicht es ihnen, Trends, Korrelationen und Ausreißer zu erkennen, was zu messbaren Verbesserungen von Geschäftsprozessen führen sollte. Außerdem können sie bei Bedarf in Echtzeit kritische Entscheidungen treffen.
4. Aktualität
Die Vermeidung langwieriger Datenaufbereitungen und Aktualisierungen stellt viele Unternehmen fortlaufend vor Herausforderungen. Jeden Monat mehrere Tage damit zu verbringen, Daten aus einer Tabellenkalkulation zu extrahieren und Endanwendern bereitzustellen, kostet nicht nur viel Zeit, sondern führt auch zu unnötigen Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung. Und wie bei vielen Dingen im Leben ist auch hier der richtige Zeitpunkt entscheidend!
Ohne ein zentralisiertes und kontrolliertes Datenmodell müssen beispielsweise zum Monatsabschluss mehrere Berichte möglicherweise mehrfach aktualisiert werden, was unzählige zusätzliche Verarbeitungsstunden erfordert.
Hier zeigt sich deutlich, warum Aktualität die vierte Säule ist. Das schrittweise Laden von Daten und die Festlegung eines kurzen Aktualisierungsintervalls stellen sicher, dass Ihr Ansatz strategisch und auf konsistente Weise organisiert ist. Durch die Partitionierung der Daten werden nur die Daten aktualisiert, die sich im aktuellen Zeitraum bzw. in den aktuellen Zeiträumen ändern.
Warum? Weil historische Daten nicht den ganzen Tag über fortlaufend aktualisiert werden müssen. Ein Aktualisierungszyklus (innerhalb weniger Minuten) kann Hunderte von Berichten und Dashboards gleichzeitig aktualisieren und so allen Anwendern sofortige Aktualisierungen bereitstellen, ohne dass jeder Bericht einzeln aktualisiert werden muss.
Unterm Strich ist jeder Datenbericht, dessen Ausführung Tage oder sogar Stunden dauert, im Jahr 2021 nicht akzeptabel. Erfolgreiche und wettbewerbsfähige Unternehmen müssen in der Lage sein, Daten schnell zu prüfen und strategische Entscheidungen zu treffen. Dank des Übergangs von manueller zu automatisierter Datenanalyse und Berichtserstellung lassen sich beim Monatsabschluss erhebliche Zeiteinsparungen erzielen. Ein Prozess, der einst Wochen dauerte, kann heute innerhalb von Stunden abgeschlossen werden. So kann das Führungsteam Schlussfolgerungen und Ergebnisse schneller prüfen und wichtige Geschäftsentscheidungen treffen.
Der Einsatz eines Tools, das Daten aus der Quelle abruft, definierte Kennzahlen und Metriken verwendet und die Berichtsleistung verbessert, versorgt die Unternehmensleitung mit den Informationen, die sie benötigt, um das Unternehmen selbstbewusst voranzubringen.
Eine Datenmodellierungsstrategie entwickeln
Für Unternehmen, die bessere und schnellere Geschäftsentscheidungen treffen möchten, muss der Prozess der Datenextraktion und -analyse sowie der Erstellung von Berichten rund um Daten benutzerfreundlich und innovativ sein. Stützen Sie sich bei der Entwicklung einer Datenmodellierungsstrategie auf diese vier Säulen. Die Ergänzung Ihrer Strategie durch die passende Softwarelösung bietet Ihnen die notwendige Grundlage und das erforderliche Rahmenwerk, damit Ihr Unternehmen seine Daten als strategisches Asset nutzen kann.
Indem Sie über Business Intelligence Self-Service-Zugriff auf Ihre Kerndaten bereitstellen, können Geschäftsanwender wichtige Erkenntnisse gewinnen, Hypothesen verfolgen sowie schnell und einfach Berichte und Analyse-Dashboards erstellen. Wenn Sie Ihre Organisation in die Lage versetzen, datengetrieben zu arbeiten, und mit einem innovativen Anbieter von Datenanalyse- und Business-Intelligence-Lösungen zusammenarbeiten, führt dies zu effizienteren Betriebsabläufen sowie höherer Profitabilität und einem stärkeren Umsatzwachstum.
Über den Autor:
Paula Fredericksen, Customer Success Director, Preferred Strategies