Der Wandel hin zur hybriden Arbeit ist mehr als ein Trend: Er verändert, wie wir den Arbeitsplatz betrachten und welchen Wert wir ihm beimessen. Arbeitgeber und Beschäftigte navigieren gleichermaßen durch dieses neue Terrain und wägen die Vorteile persönlicher Zusammenarbeit gegen die Autonomie der Remote-Arbeit ab. Trotz der positiven Aspekte besteht eine deutliche Lücke zwischen den Erwartungen der Beschäftigten an eine Büroumgebung, die hybride Arbeitsplätze unterstützt, und dem aktuellen Stand der Bürotauglichkeit für diese Arbeitsform.
Um diesen Trend zu untersuchen, befragte Cisco kürzlich 3.500 Beschäftigte und 1.050 Arbeitgeber aus Unternehmen jeder Größe in sieben europäischen Ländern: Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Polen, Spanien und dem Vereinigten Königreich. Die Ergebnisse wurden in einem Bericht mit dem Titel The Race to Reimagine Workplaces and Workspaces for a Hybrid Future veröffentlicht, der im Rahmen der Cisco-Live-EMEA-Aktivitäten des Unternehmens herausgegeben wurde.
Die Begeisterung ist groß, doch die Bereitschaft hinkt hinterher
Der Bericht beleuchtet den aktuellen Stand hybrider Arbeitsplätze und der Arbeitswelt in Europa und zeigt sowohl Begeisterung als auch Herausforderungen. Außerdem untersucht er Unterschiede in den Antworten auf die von Babyboomern, der Generation X, Millennials und der Generation Z eingesetzten Technologien und räumt mit gängigen Fehlannahmen über die Einstellung der Beschäftigten zur hybriden Arbeit auf.
Die Begeisterung für die Rückkehr ins Büro ist deutlich spürbar und wird durch das Potenzial für höhere Produktivität, bessere Zusammenarbeit und ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl angetrieben. Die Bereitschaft der Büroräume, hybride Arbeitsplätze zu unterstützen, hinkt jedoch hinterher: Nur ein Bruchteil der Arbeitgeber und Beschäftigten hält die eigenen Büros für diese neue Arbeitsweise gut gerüstet. Der Bericht macht deutlich, dass Büroräume dringend neu gestaltet werden müssen, um den Anforderungen einer generationsübergreifenden Belegschaft besser gerecht zu werden.
Derzeit beschäftigen fast 80 Prozent der Organisationen in Europa mindestens 10 Prozent ihrer Belegschaft in hybriden Rollen; die Hälfte berichtet, dass mehr als 30 Prozent ihrer Mitarbeitenden drei bis vier Tage pro Woche ins Büro kommen. Ein wesentlicher Aspekt dieses Wandels ist, dass inzwischen ein Drittel aller Interaktionen im Büro Remote-Mitarbeitende einbezieht, was den Bedarf an Collaboration-Technologie unterstreicht. Mit Blick auf die Zukunft erwarten 83 Prozent der Arbeitgeber, dass hybride Arbeit innerhalb von zwei Jahren zum Standard wird.
Der Wunsch nach persönlicher Flexibilität und Komfort ist der Hauptgrund dafür, dass Beschäftigte lieber von zu Hause aus arbeiten. Bemerkenswert ist, dass sich die Arbeitspräferenzen je nach Generation unterscheiden. Babyboomer bevorzugen die Arbeit im Büro, während die Generation Z und Millennials Remote- und hybride Arbeitsmodelle bevorzugen. Den Ergebnissen zufolge haben 68 Prozent der Arbeitgeber positives Feedback zu Vorgaben für die Rückkehr ins Büro erhalten, und 74 Prozent der Beschäftigten stehen diesen positiv gegenüber.
Weitere Informationen dazu, wie Unternehmen den Arbeitsplatz modernisieren, finden Sie in unserem Artikel: Leitfaden zur digitalen Transformation
Der Bedarf an Räumen und Technologie für die Zusammenarbeit
Zwischen den Erwartungen der Beschäftigten an ihre Büroumgebung und dem derzeit verfügbaren Angebot besteht eine erhebliche Lücke, insbesondere in Bereichen, die für hybride Arbeit entscheidend sind, etwa bei Räumen für die Zusammenarbeit und der technologischen Infrastruktur.
Nur 32 Prozent der Arbeitgeber und 37 Prozent der Beschäftigten halten ihre Büroräume für hybride Arbeit gut gerüstet. Der Grund dafür ist, dass die derzeitige Büroausstattung die Produktivität im Büro nicht ausreichend fördert, da die meisten Räume aus Arbeitsplätzen bestehen. Beschäftigte und Arbeitgeber bewerten persönliche Arbeitsplätze und Besprechungsräume nur als mäßig effektiv, was den Bedarf an zeitgemäßen Bürodesigns verdeutlicht. Das sollte nicht überraschen, da viele europäische Büroräume seit Jahrzehnten kein bedeutendes Technologie-Upgrade erfahren haben.
Die Neugestaltung von Büroräumen, um den Erwartungen einer generationsübergreifenden Belegschaft gerecht zu werden, kann aufgrund unterschiedlicher Einschätzungen der Wirksamkeit von Besprechungsräumen eine Herausforderung sein. Zu den Hauptgründen für die wahrgenommene Ineffektivität von Besprechungsräumen gehören:
- Das Fehlen von Video- und Audiofunktionen (42 Prozent)
- Mangelhafte audiovisuelle Qualität (37 Prozent)
- Fehlende Inklusion und Konsistenz für Remote-Teilnehmende (26 Prozent)
Überraschenderweise ist weniger als die Hälfte der Besprechungsräume in Bürogebäuden mit Video- und Audiofunktionen ausgestattet. Darüber hinaus sorgen sich Beschäftigte und Arbeitgeber über die fehlende nahtlose Integration zwischen Collaboration-Tools; nur 10 Prozent der Beschäftigten aus der Generation Z halten die aktuellen Tools für nahtlos integriert.
Der Bericht weist außerdem auf die überraschend geringe Bedeutung der Nachhaltigkeit bei der Neugestaltung von Büros hin, obwohl umweltfreundliche Praktiken in der Unternehmensstrategie immer wichtiger werden. Nur 45 Prozent der Arbeitgeber und 36 Prozent der Beschäftigten betrachten umweltfreundliche Praktiken als oberste Priorität bei der Neugestaltung von Arbeitsplätzen. Diese Vernachlässigung könnte zum Trend zunehmender Büroflächen beitragen.
Trotz dieses Trends konzentrieren sich Arbeitgeber weiterhin darauf, die Employee Experience durch die Neugestaltung von Büros zu verbessern. Die meisten Arbeitgeber (90 Prozent) und Beschäftigten (87 Prozent) sind der Ansicht, dass ein positiver Zusammenhang zwischen der Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Zufriedenheit der Beschäftigten besteht. Außerdem bemühen sich mehr als zwei Drittel der Arbeitgeber um einen reibungslosen Übergang zwischen der häuslichen und der betrieblichen Arbeitsumgebung.
Zu den gängigen Unterstützungsmaßnahmen gehören:
- Flexible Arbeitsmodelle (50 Prozent)
- Schulungen zur Technologienutzung (48 Prozent)
- Verbesserte Netzwerkinfrastruktur zu Hause und im Büro (42 Prozent)
Zu den Technologie-Tools, die Beschäftigten hauptsächlich zur Verfügung gestellt werden, gehören:
- Videokonferenzplattformen (54 Prozent)
- Instant Messaging und Team-Chats (52 Prozent)
- Cloudbasierte Dokumentenfreigabe (49 Prozent)
- Projektmanagement (43 Prozent)
- Virtuelle Besprechungsräume (33 Prozent)
Die Vereinfachung der Nutzererfahrung bleibt eine große Herausforderung, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Beschäftigte diese Tools effektiv nutzen können. Tatsächlich verfügen 75 Prozent der Beschäftigten nicht über ausreichende Kenntnisse im Umgang mit Projektmanagement- und Collaboration-Tools, während 71 Prozent Defizite bei Videokonferenzen und 70 Prozent bei der cloudbasierten Dokumentenfreigabe aufweisen.
Empfehlungen für die Modernisierung hybrider Arbeit
Cisco gibt Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen mehrere Empfehlungen. Dazu gehören die Modernisierung von Besprechungsräumen, die Einführung hybridfreundlicher Technologie- und Netzwerklösungen, die Neugestaltung von Bürolayouts zur Verbesserung der Zusammenarbeit und die Verankerung von Nachhaltigkeit in der Gestaltung von Arbeitsplätzen.
Unternehmen jeder Größe sollten Konnektivitätsprobleme angehen und die Interoperabilität sicherstellen, um eine nahtlose und stressfreie Arbeitserfahrung zu ermöglichen. Darüber hinaus empfiehlt Cisco, Strategien für hybride Arbeit schneller umzusetzen, damit sie mit technologischen Entwicklungen, der Ästhetik von Arbeitsplätzen und der Unternehmenskultur in Einklang stehen.
Unternehmen müssen verstehen, dass Technologie allein nicht ausreicht. Ebenso erforderlich sind angemessene Schulungen und Unterstützung, damit die Benutzerfreundlichkeit und Produktivität verbessert werden. Ein optimales hybrides Umfeld erfordert einen ausgewogenen Ansatz, der sowohl produktiv als auch nachhaltig ist und in dem Beschäftigte in der neuen Ära der Arbeit erfolgreich sein können.
Fazit: Hybride Arbeitsplätze müssen modernisiert werden
Im vergangenen Jahr haben viele Unternehmen ihre Beschäftigten zur Rückkehr ins Büro verpflichtet, nur um diese Vorgabe kurze Zeit später wieder aufzuheben. Bevor Organisationen die Daumenschrauben anziehen, sollten sie die Technologie im Büro überprüfen, um sicherzustellen, dass sie eine erstklassige Arbeitserfahrung ermöglicht. Investitionen in diesem Bereich tragen wesentlich zur Zufriedenheit der Beschäftigten bei, senken die Fluktuation, verbessern die Stimmung und steigern die Produktivität aller.
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