Adobe entwickelt Acrobat von einem Werkzeug zum Lesen und Bearbeiten von PDFs zu einer agentischen Produktivitätsplattform weiter, die Menschen dabei helfen soll, große Sammlungen von Unternehmensdokumenten zu verstehen, zu teilen und daraus Inhalte zu erstellen.
Am 9. September stellte das Unternehmen zwei neue Funktionen für Unternehmen vor, die von seinem Adobe productivity agent unterstützt werden:
- Knowledge Base ermöglicht es Teams, Fragen zu großen Sammlungen von Geschäftsinhalten zu stellen
- Analyzer extrahiert strukturierte Informationen aus Tausenden von Dokumenten für Analysen und Maßnahmen
Die Einführung baut auf Adobes umfassenderem Bestreben auf, Acrobat mithilfe von KI neu zu erfinden. eWeek berichtete zuvor über Adobes Einführung von Acrobat Studio, das Acrobat, Adobe Express und anpassbare KI-Assistenten in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammenführte.
Die neuesten Ergänzungen treiben diese Strategie noch weiter in die Wissensarbeit von Unternehmen voran. Statt von Beschäftigten zu verlangen, einzelne Verträge, Berichte, Präsentationen und andere Dateien manuell zu durchsuchen, möchte Adobe Acrobat zu einer Umgebung machen, in der KI Leserinnen und Leser dabei unterstützen kann, diese Materialien besser zu verstehen und ihre Erkenntnisse in verwertbare Ergebnisse und fertige Arbeit zu verwandeln.
Acrobat geht über das PDF hinaus
Adobes neue Knowledge Base soll Beschäftigten eine natürlichsprachliche Schnittstelle für Unternehmensinformationen bieten, die über verschiedene Dateien und Repositories verteilt sind. Teams können Sammlungen mit PDFs, Microsoft-Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, Webinhalten, Texten und E-Mails abfragen. Dateien lassen sich außerdem aus Microsoft SharePoint und Google Drive synchronisieren, damit die für Acrobat verfügbaren Informationen aktuell bleiben.
Adobe beschreibt Knowledge Base als Alternative zur manuellen Suche in verschiedenen Repositories und zum individuellen Öffnen von Dokumenten. Die Antworten basieren auf dem Quellenmaterial und enthalten Zitate, denen Nutzerinnen und Nutzer zurück zu den ursprünglichen Informationen folgen können, um sie zu überprüfen und tiefer einzusteigen.
Das könnte die Technologie besonders für Unternehmen mit großen Sammlungen interner Richtlinien, Vertriebsmaterialien, Forschungsarbeiten, technischer Dokumentation oder anderer häufig referenzierter Informationen nützlich machen.
Analyzer nimmt ein verwandtes Problem in Angriff: die Extraktion nützlicher Daten aus großen Mengen unstrukturierter Dokumentdaten. Adobe zufolge kann das Tool strukturierte Informationen aus Tausenden von Dateien für Teams in den Bereichen Finanzen, Beschaffung, Betrieb und IT zutage fördern. Ein Team für das Lieferantenmanagement könnte Analyzer beispielsweise nutzen, um Vertragsbedingungen, Service-Level-Agreements, Termine für automatische Verlängerungen, Inflationsanpassungen und Berichtspflichten in einem Portfolio von Vereinbarungen zu identifizieren.
Anstatt jeden Vertrag als einzelnes Dokument zu behandeln, kann Acrobat die Sammlung effektiv in einen Datensatz verwandeln, den Beschäftigte abfragen und analysieren können.
Vom Auffinden von Informationen bis zur Erstellung des Ergebnisses
Adobe versucht außerdem, Dokumentinformationen mit dem zu verknüpfen, was als Nächstes kommt. Nutzerinnen und Nutzer können neue visuelle und Audiofunktionen in Acrobat einsetzen, um selbst ein tieferes Verständnis der Inhalte zu gewinnen und Ergebnisse zu erstellen, die sie mit anderen teilen können.
So kann Acrobat Quellenmaterial in interaktive Berichte, zusammenfassende Folien und Präsentationen umwandeln. Die neue Funktion Stylize kann Dokumente wie Berichte, Rechnungen und Lebensläufe übernehmen und sie mithilfe professionell gestalteter Adobe-Express-Vorlagen neu formatieren, wobei der ursprüngliche Inhalt erhalten bleibt.
Diese Verbindung zwischen dem Verstehen von Informationen und der Erstellung von etwas Neuem daraus steht im Zentrum von Adobes Strategie für den Productivity Agent.
Als Adobe den Agenten im Mai erstmals vorstellte, beschrieb das Unternehmen eine KI-Schnittstelle, die mehrere Tools und Modelle orchestrieren kann, um Präsentationen, Podcasts und Social-Media-Beiträge zu erstellen, und die eine dialogbasierte PDF-Bearbeitung unterstützt. Adobes PDF Spaces bieten einen Arbeitsbereich, in dem Nutzerinnen und Nutzer Dateien, Links und Notizen für Recherche und Inhaltserstellung per natürlicher Sprache kombinieren können.
Die Veröffentlichung im September bringt mehr Inhalte aus Unternehmen in diesen Workflow. Theoretisch könnte ein Nutzer von Fragen an die Dokumentenbibliothek eines Unternehmens dazu übergehen, die Ergebnisse in eine Präsentation oder einen Bericht zu verpacken, ohne die umfassendere Acrobat-Umgebung zu verlassen.
Lesen Sie unsere frühere Berichterstattung über den umfassenderen Wandel von KI-Copiloten hin zu Systemen, die einen größeren Teil eines Workflows selbstständig ausführen können – ein Konzept, das Adobes Ansatz speziell auf dokumentenintensive Arbeit anwendet.
Unternehmensdokumente werden zum Kontext für KI
Adobe ist nicht allein mit der Einschätzung, dass Unternehmensdateien eine wertvolle Grundlage für KI in Unternehmen bilden. Die SharePoint agents von Microsoft können bereits Fragen beantworten, indem sie Inhalte von SharePoint-Websites, -Seiten und Dokumentbibliotheken nutzen; die Antworten sind dabei auf die bestehenden Zugriffsberechtigungen der anfragenden Person beschränkt. Auch Box baut seine KI-Funktionen aus, die darauf ausgelegt sind, unternehmensweite Inhalte zu verarbeiten.
Für Adobe ist die Chance jedoch eng mit der bestehenden Rolle von Acrobat in Geschäfts-Workflows verbunden und nicht mit dem Aufbau eines neuen Unternehmens-Repositorys von Grund auf.
Adobe zufolge werden jedes Jahr mehr als 400 Milliarden PDFs in Acrobat geöffnet. Nun versucht das Unternehmen, diese Dokumente – zusammen mit Word-Dateien, Tabellen, E-Mails und anderen zugehörigen Informationen – als Kontext für KI-gestützte Arbeit nutzbar zu machen.
Das ist eine erhebliche Erweiterung dessen, wofür Acrobat traditionell entwickelt wurde. Adobe selbst bezeichnet Acrobat inzwischen als „document productivity platform“ und nicht mehr lediglich als PDF-Tool. Außerdem hat das Unternehmen begonnen, Acrobat-Funktionen auf Plattformen wie ChatGPT, Claude, WhatsApp, Chrome und Edge auszuweiten.
Vertrauen wird Teil des Versprechens von Dokumenten-KI
Der Zugriff von KI auf die Dokumente eines Unternehmens bringt auch ein offensichtliches Anliegen für Unternehmen mit sich: die Frage, ob sensible Informationen angemessen geschützt bleiben.
Adobe zufolge bietet Knowledge Base anklickbare Quellenangaben, und die Dokumentdaten der Kunden werden nicht zum Trainieren der generativen KI-Modelle des Unternehmens verwendet. Adobe stellt außerdem Governance und Sicherheit für Unternehmen als Teil seines KI-Angebots für Acrobat heraus – ein Bedarf, der wächst, da sich Dokumenten-KI über das bloße Zusammenfassen eines PDFs hinausentwickelt, das jemand bewusst hochlädt.
Ein Unternehmenssystem, das gemeinsame Repositories durchsuchen und über Tausende von Dokumenten hinweg Schlussfolgerungen ziehen kann, hat möglicherweise Zugriff auf Verträge, Finanzinformationen, Personaldokumente, geistiges Eigentum und andere sensible Daten. Welche Dokumente ein KI-System aufrufen kann – und ob Beschäftigte überprüfen können, woher seine Antworten stammen –, könnte ebenso wichtig werden wie die Qualität der generierten Antwort.
Adobe setzt darauf, dass seine langjährige Position in Dokumenten-Workflows dem Unternehmen eine Grundlage bietet, um diese Ebene aufzubauen.
Acrobat unterstützt Unternehmen seit Jahrzehnten beim Erstellen, Verteilen und Verwalten von Dokumenten. Mit Productivity Agent, Knowledge Base und Analyzer versucht Adobe nun, dieselben Dokumente zu etwas zu machen, mit dem KI arbeiten kann, und Acrobat von einem Ort, an dem Beschäftigte Informationen öffnen, zu einem Ort weiterzuentwickeln, an dem sie die Anwendung auffordern können, mehr damit zu tun.
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