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フリーランサーとして働いている人や、初めて事業を立ち上げる人にとって、無料会計ソフトは毎月の新たな出費を増やさずに財務を整理できる魅力的な方法になり得る。ただし、プランを選ぶ前に、自分の実際の働き方に対応できるかを確認する必要がある。顧客に請求書を送る頻度、利用する口座の種類、記録が必要な経費の数などがその判断材料になる。
eWeekの議論で焦点となったのは、 “事業を始めるなら？無料会計ソフトでできること、できないこと」で、QuickBooksとのパートナーシップで紹介された。財務分野を担当するシニアスタッフライターのRayanne Harmonと、マネージングエディターのMax Crampton-Thomasが、QuickBooks Freeの機能と制限、そしてオーナーが同ソフトを役立てるために必要な帳簿付けの習慣について検討した。
この議論から得られる次の5つのポイントは、無料プランが現在の業務量に適しているか、なお自分で対応しなければならないことは何か、そしてより多くの機能が必要になるタイミングを見極める助けになる。
1. 月々の業務量に合ったプランを選ぶ
QuickBooks Freeは期間限定の試用版ではなく、月額0ドルで恒久的に利用できる会計プランで、開始時にクレジットカードも必要ない。サブスクリプション費用をなくせる一方で、オーナーは利用上限が実際の業務量に見合うかを比較する必要がある。
このプランには、銀行口座の接続1件、月最大2件の請求書と1件の見積書、領収書の取り込み2件、月5件までの走行記録が含まれる。たまに案件を扱うフリーランサーなら、この上限でも対応できるかもしれない。一方、顧客を訪問するたびに請求書を送る人は、1人で働いていても、より大きな容量が必要になる可能性がある。
Harmonは、「事業に携わる人が自分1人だからといって、帳簿付けが自動的に簡単になるわけではありません」と説明した。
プランを選ぶ前に、通常の1カ月に発生する請求書、見積書、領収書、移動、銀行口座の数を数えてみよう。1人で営む事業なら最小のプランで足りると決めつけず、記録が必要な業務量を基準に判断することが大切だ。
2. 接続した取引を定期的に確認する
銀行口座を接続すれば収入と経費をまとめられるが、すべての取引の内容まで分かるわけではない。オーナーは記録を確認し、見慣れない請求を調べ、事業上の支出と個人的な購入を区別する必要がある。
事業の運営にいくらかかっているかを計算する際、この区別は重要になる。個人的な購入と事業用のサブスクリプションが同じ口座に現れることはあるが、それらを同じものとして扱えば、財務状況が見えにくくなる。
Harmonは、取引内容をまだ覚えているうちに毎週確認することを勧めた。Crampton-Thomasは、経費の伸びが収入を上回っていないかといった、より大きな傾向を確認するため、月次の見直しも加えた。
新しいオーナーにとって、これらの確認にはそれぞれ異なる役割がある。毎週の確認は記録を整理し、毎月の確認はその内容を読み解くのに役立つ。まずは無理なく続けられる予定をカレンダーに設定し、入金の確認、支出の見直し、疑問点の解消を、問題が積み重なる前に行おう。
3. 請求書と、使えるお金を分けて考える
請求書の発行は顧客への請求を整理するのに役立つが、請求書を送ったからといって入金されたことにはならない。報酬を受け取る前に案件の経費を立て替えるフリーランサーにとって、この時間差は次の支払いに対応できるかどうかに影響する可能性がある。
マネージングエディターのCrampton-Thomasは、この問題を直接的にこう説明した。「完了した案件の代金を顧客があなたに支払う義務を負っていても、その現金を次の請求の支払いに使えるとは限りません」
財務を確認する際は、完了した仕事、発行済みの請求書、入金記録を分けて管理しよう。案件を順調に納品できた月でも、経費の支払期限が来る時期と顧客が支払う時期との間に、資金の空白が生じることがある。
議論では、任意で利用できる決済受付も別途検討すべき点として挙げられた。無料の会計サブスクリプションだからといって、決済処理まで無料になるわけではない。有効化する前に規約と適用手数料を確認し、顧客から代金を回収する方法を検討する際には、その費用も含めよう。
4. レポートを使って、より良い事業上の問いを立てる
QuickBooks Freeには、損益レポート、貸借対照表、アカウントのクイックレポートが含まれる。それぞれ異なる視点を示すもので、一定期間の収入と支出、特定時点の財務状況、特定の口座内の取引を確認できる。
フリーランサーにとって価値があるのは、こうした視点によって問いを立てられることだ。継続的に発生するソフトウェア費用は増えていないか。高額な月になった原因は、1件の機器購入ではないか。銀行残高だけでは、未払いの債務を見落としていないか。
登壇者たちは、売上高と利益は異なり、利益が出ていてもすぐに使える現金があるとは限らないと強調した。1つの数字だけを頼りにせず、入金と今後の経費を併せてレポートを確認しよう。
何かが通常と違って見えるときは、その元となる取引を調べよう。予想外の増加は、実際の費用の変化、追加購入、あるいは誤ったカテゴリー設定を反映している可能性がある。正確な記録は、支出を調整するか、価格設定を見直すかを判断するための土台になる。
5. プランの上限を見直しのサインとして捉える
領収書の取り込みや走行距離の記録は日々の記帳に役立つが、その有用性は利用頻度に左右される。たまに顧客先へ移動する場合と、週を通じてアポイントの間を車で移動する場合では事情が異なる。請求書の発行や銀行口座の接続にも、同じ原則が当てはまる。
最初の1カ月が終わったら、そのプランが日々の業務に合っているかを評価しよう。記録は最新の状態か。機能の上限が通常業務を妨げていないか。今の事業には、財務を手伝ってくれる人が必要になっていないか。
今回の議論では、オーナーは財務データと履歴を保持したまま、別のQuickBooksプランにアップグレードできることも説明された。ニーズが変化したときの選択肢にはなるが、すぐにアップグレードすることを目標にする必要はない。
無理なく続けられる習慣から始める
無料の会計ソフトを選ぶには、まず毎月の事業に何が必要かを理解することから始めよう。請求書の発行、銀行口座の接続、領収書の取り込み、走行距離の記録に必要な量と、プランの上限を比較し、毎週の記録確認と月次の業績チェックを設定する。
自分の業務量にこれらの機能が合っているなら、QuickBooks Freeを検討し、月額サブスクリプションなしで財務管理の習慣づくりを始めよう。定期的な確認を通じて、事業の成長に合わせてプランが引き続き自社を支えられるかを評価していくとよい。