Die Verwaltung von Belegen gehört zu den lästigsten Aufgaben bei der Kontrolle Ihrer Ausgaben. Papierbelege können verblassen, verlegt werden oder sich in Schubladen stapeln, was stressig sein kann. Hier kommen KI-Apps zum Scannen von Belegen ins Spiel.
Tools zur KI-gestützten Belegverwaltung nutzen die Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR), um Belegdaten automatisch zu scannen, auszulesen und zu digitalisieren. Sie machen die manuelle Dateneingabe überflüssig und ermöglichen es Ihnen, Ausgaben zu verfolgen und Ihre Finanzunterlagen mit weniger Aufwand zu organisieren.
Hier ist eine Übersicht der besten KI-Tools für die Belegverwaltung, mit denen Sie Ihre Ausgaben und persönlichen Finanzen besser verwalten können.
Expensify: Am besten für die umfassende Ausgabenverwaltung
Expensify ist eine beliebte Plattform zur Ausgabenverwaltung, die eine benutzerfreundliche Lösung zum Scannen und Speichern von Belegen bietet.
Die SmartScan-Funktion nutzt KI, um Daten aus Ihren Belegen automatisch auszulesen, Ausgaben zu kategorisieren und mit Ihrer Buchhaltungs-App zu synchronisieren. Fotografieren Sie einfach einen beliebigen Beleg, und Expensify erfasst Händler, Datum und Betrag in mehr als 150 Währungen. Anschließend fasst die App Ihre Ausgaben in einem Bericht zusammen, den Sie zur Erstattung einreichen können.
Dieses umfassende KI-Tool eignet sich hervorragend sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Einsatz. Sie können Ausgaben verwalten, Reisen buchen, Mitarbeitende erstatten und Berichte erstellen. Das Tool lässt sich außerdem in mehr als 45 beliebte Apps integrieren, darunter QuickBooks, NetSuite, Xero und Workday, und ist damit für Unternehmen jeder Größe wertvoll.
Mit Expensify können Sie Ausgaben verfolgen, Belege verschiedener Händler automatisch sortieren und Berichte in einer Oberfläche erstellen. Quelle: Expensify
Shoeboxed: Am besten für die Verwaltung großer Belegmengen
Shoeboxed zeichnet sich durch die Verwaltung großer Belegmengen aus.
Mit der mobilen App können Sie Belege schnell von Ihrem Smartphone hochladen und gedruckten Text in durchsuchbare Daten umwandeln. Sie können Belege auch an eine speziell eingerichtete Shoeboxed-E-Mail-Adresse weiterleiten, digitale Belege mit einem Gmail-Plug-in automatisch importieren oder Ihre Belege einfach in die Cloud hochladen.
Zu den größten Vorzügen von Shoeboxed gehört der Service Magic Envelope. Schicken Sie Ihre Papierbelege per Post ein, und das Team von Shoeboxed scannt, überprüft und lädt sie in Ihr Konto hoch. Für alle, die einen Rückstand aufzuarbeiten haben, ist diese unkomplizierte Option eine enorme Erleichterung. Die Plattform kombiniert KI-Scanning mit einer Prüfung durch Menschen und liefert Ihnen dadurch genauere Ausgabenberichte und Steuerunterlagen.
Shoeboxed stellt außerdem vom IRS akzeptierte digitale Kopien bereit. So können Sie Papierbelege sicher entsorgen, die steuerlichen Anforderungen weiterhin erfüllen und den Bedarf an physischem Stauraum reduzieren.
Shoeboxed bietet über das Hochladen per Mobilgerät und den Cloud-Speicher mehrere Möglichkeiten zur Belegverwaltung sowie mit dem bewährten Service Magic Envelope eine Option für per Post eingesandte Belege. Quelle: Shoeboxed
Wave: Am besten für Freiberufler und kleine Unternehmen
Wenn Sie als Einzelunternehmer tätig sind oder ein kleines Unternehmen führen, ist Wave (ehemals Wave Apps) eine gute und budgetfreundliche Option.
Die Beleg-Scanner-Lösung von Wave kostet 8 US-Dollar pro Monat und nutzt OCR-Technologie sowie KI, um Belegdaten auszulesen und direkt in die Buchhaltungsplattform von Wave hochzuladen. Sie können unbegrenzt viele Belege scannen und bis zu 10 Elemente gleichzeitig per Sammelimport hinzufügen.
Sie können Belege außerdem auf all Ihren Geräten hochladen und anzeigen – ganz gleich, ob auf dem Smartphone, Desktop-Computer oder per E-Mail. Damit eignet sich die Lösung ideal für unterwegs tätige Freiberufler. Über das Scannen von Belegen hinaus bietet Wave für die meisten Kernfunktionen einen großzügigen kostenlosen Tarif. Sie können kostenlos unbegrenzt viele Kostenvoranschläge, Rechnungen, Abrechnungen und Buchhaltungsunterlagen erstellen und sogar Rechnungen über die mobile App ausstellen.
Der mobile Beleg-Scanner von Wave erfasst und digitalisiert Belegdaten automatisch und ermöglicht so die sofortige Ausgabenverfolgung. Quelle: Wave
Fazit: Ausgaben mit KI-Apps zum Scannen von Belegen vereinfachen
Die Zeiten von Schuhkartons voller verblasster Belege sind vorbei.
Mit KI-Apps zum Scannen von Belegen können Sie die Belegverwaltung automatisieren, in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren und sich ein genaueres Bild von Ihren Finanzen machen. Ganz gleich, ob Sie als Privatperson ein KI-Tool zur Verwaltung Ihrer persönlichen Finanzen suchen oder als Unternehmer die Belegverwaltung automatisieren möchten: Es gibt kostenlose Apps und erschwingliche Plattformen, die Sie in Betracht ziehen können.
Lesen Sie die Ratgeber von eWEEK zu den besten KI-Tools für persönliche Finanzen und den besten KI-Einkaufsassistenten, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Finanzen besser im Griff behalten und intelligenter einkaufen können.