Unternehmenswachstum führt nicht immer zu finanzieller Klarheit. Die Umsätze können steigen und die Teams wachsen, trotzdem fällt es Inhabern oft schwer zu verstehen, wohin ihr Geld fließt oder ob sie sich die nächste Einstellung leisten können.
Diese Herausforderung stand im Mittelpunkt des jüngsten Trend Talks von eWEEK, Wachstumsschmerzen: Finanzielle Transparenz schaffen, während Ihr Unternehmen wächst, der von QuickBooks Online Advanced gesponsert wurde. Die Senior-Finanzautorin Rayanne Harmon sprach mit Max Crampton-Thomas darüber, wie Unternehmen ihre Finanzberichterstattung anpassen können, wenn ihre Abläufe komplexer werden.
Ihr Gespräch machte eine häufige Herausforderung für wachsende Unternehmen deutlich: Mehr Finanzdaten bedeuten nicht zwangsläufig, dass auch die Informationen vorhanden sind, die für bessere Entscheidungen benötigt werden.
Die Finanzberichterstattung muss mit dem Unternehmen wachsen
In einer kleineren Organisation kennen die Inhaber möglicherweise einen großen Teil des Geschäfts aus erster Hand: welche Aufträge eingehen, was Kunden schulden und wo sich Kosten anhäufen. Wachstum verändert diese Dynamik. Immer mehr Mitarbeiter sind an Kunden, Beschaffung, operativen Abläufen und Finanzprozessen beteiligt, wodurch Führungskräfte weiter von den Informationen entfernt sind, die sie früher direkt erhielten.
Wie Crampton-Thomas erklärte: „Man ist wirklich darauf angewiesen, dass Mitarbeiter einem Informationen liefern, die man früher aus erster Hand erhalten hat.“ Das Problem ist nicht unbedingt ein Mangel an Daten. Der Berichterstattungsprozess passt möglicherweise einfach nicht mehr zur Komplexität der Organisation.
Ein nützliches Warnsignal ist Wiederholung. Wenn grundlegende Finanzfragen immer wieder mehrere Personen, zahlreiche Tabellen oder eine neue Untersuchung erfordern, sollten Führungskräfte prüfen, wie sie Informationen erfassen, aufbereiten und kommunizieren.
Mit der Entscheidung beginnen, nicht mit dem Bericht
Ein detaillierter Bericht ist wertvoll , wenn er hilft, eine wichtige Geschäftsfrage zu beantworten. Crampton-Thomas empfahl, mit der Frage zu beginnen, die wiederholt Schwierigkeiten verursacht, und die für ihre Beantwortung benötigten Informationen zu ermitteln.
Die Einstellung von Mitarbeitern ist ein gutes Beispiel. Ein überlastetes Team bedeutet nicht automatisch, dass ein weiterer Mitarbeiter die richtige Lösung ist. Führungskräfte müssen zunächst verstehen, woher die Arbeitslast kommt, ob die gestiegene Nachfrage anhält, wie viel das Unternehmen nach Abzug der Kosten verdient, was eine neue Einstellung kosten würde und wie die Zahlungseingänge zu den finanziellen Verpflichtungen passen.
Eine detailliertere Berichterstattung kann zeigen, ob das Wachstum auf eine Dienstleistung konzentriert oder von einem einzelnen Kunden abhängig ist.
„Der Bericht kann zeigen, was bisher passiert ist“, sagte Crampton-Thomas. „Der Inhaber weiß möglicherweise etwas darüber, was als Nächstes passieren könnte.“
Berichte liefern Belege, doch Führungskräfte steuern weiterhin Kontext, Annahmen und Urteilsvermögen bei. Bessere Transparenz beseitigt Unsicherheit nicht; sie hilft Teams zu erkennen, was sie wissen und was noch untersucht werden muss.
Effizienz und Kontrolle miteinander verbinden
Unternehmen sollten auch die Arbeit prüfen, die erforderlich ist, bevor ein Bericht die Führungsebene erreicht. Jeden Monat denselben Bericht neu zu erstellen, uneinheitliche Einträge zu korrigieren oder Informationen doppelt zu erfassen kann Zeit kosten, die stattdessen für die Interpretation der Ergebnisse genutzt werden könnte.
Crampton-Thomas schlug vor, den Berichterstattungsprozess gemeinsam mit den Personen durchzugehen, die die Informationen aufbereiten. Dadurch können wiederkehrende Arbeiten, unklare Zuständigkeiten und Schritte sichtbar werden, die ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr erfüllen.
Doch eine Verschlankung sollte die Kontrolle nicht beseitigen. Wachsende Unternehmen benötigen Klarheit darüber, wer Informationen aufbereitet, wer sie prüft, was Mitarbeiter selbstständig entscheiden können und wofür die Zustimmung der Führungsebene erforderlich ist. Klare Prüfroutinen können Inhabern ermöglichen, sich auf wesentliche Veränderungen zu konzentrieren, statt alles laufend zu kontrollieren.
Die Berichterstattung anpassen, ohne den Kontext zu verlieren
Ein wachsendes Unternehmen muss sich irgendwann mit Fragen befassen, die es zuvor nicht gestellt hat. Eine neue Dienstleistung muss möglicherweise separat bewertet werden, oder ein neuer Manager benötigt Informationen, die der Inhaber zuvor allein geprüft hat.
Die Berichterstattung muss sich daher anpassen. Änderungen können jedoch Vergleiche verzerren, wenn Teams nicht erläutern, was sich geändert hat. Wird eine Dienstleistung beispielsweise ab Juli separat erfasst, kann ein direkter Vergleich mit Juni irreführend sein, wenn frühere Aktivitäten an anderer Stelle zusammengefasst wurden.
Crampton-Thomas fasste das Ziel so zusammen: den Prozess einfacher zu machen, den Ergebnissen zu vertrauen und den Prozess ändern zu können, wenn sich das Unternehmen verändert.
Zunächst eine wiederkehrende Frage verbessern
Unternehmen müssen nicht ihren gesamten Finanzprozess auf einmal neu gestalten. Crampton-Thomas empfahl, eine Finanzfrage auszuwählen, deren Beantwortung wiederholt schwierig erscheint, und nachzuverfolgen, wie das Team derzeit zu ihrer Antwort gelangt.
„Denken Sie an die Finanzfrage, die Sie immer wieder aufschieben, weil sich die Antwort wie ein eigenes Projekt anfühlt“, sagte er. „Dort würde ich anfangen.“
Diese Übung kann zeigen, ob das Problem in der Detailtiefe der Berichterstattung, uneinheitlicher Dateneingabe, verzögerten Informationen, unklaren Zuständigkeiten oder einem anderen Prozessproblem liegt. Teams können eine Änderung über einen vollständigen Berichtszyklus hinweg testen und bewerten, ob sie schneller eine verlässliche Antwort geliefert, Korrekturen reduziert und die von Entscheidungsträgern benötigten Informationen bereitgestellt hat.
Technologie kann Unternehmen dabei helfen, solche Verbesserungen der Berichterstattung in die Praxis umzusetzen. QuickBooks Online Advanced bietet beispielsweise anpassbare Berichte und Dashboards sowie Klassen und Standorte, mit denen Unternehmen verschiedene Bereiche ihrer Abläufe untersuchen können.
Die Plattform umfasst außerdem Zugriffssteuerungen für Benutzer und Funktionen zur Workflow-Automatisierung , die Berichts- und Genehmigungsprozesse unterstützen können.
Doch Software allein kann nicht bestimmen, welche Finanzfragen am wichtigsten sind. Unternehmen müssen weiterhin entscheiden, welche Informationen erfasst werden sollen, wie sie genaue Aufzeichnungen führen und wer für die Prüfung der Ergebnisse verantwortlich ist.
Letztlich entsteht eine bessere finanzielle Transparenz dadurch, dass ein Berichterstattungsprozess aufgebaut wird, dem Führungskräfte vertrauen und den sie anpassen können, wenn das Unternehmen wächst – nicht einfach dadurch, dass mehr Berichte erstellt werden.
Unternehmen, die ihre Finanzberichterstattung verbessern möchten, können QuickBooks Online Advanced erkunden und dessen Funktionen für Berichte und Geschäftseinblicke kennenlernen.
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