事業が成長しても、財務状況が明確になるとは限らない。売上が伸び、チームが拡大していても、経営者は資金がどこに向かっているのか、次の採用にかける余裕があるのかを把握できずに苦労することがある。
この課題を取り上げたのが、eWEEKの最近のTrend Talk、 事業の成長に伴う痛み：ビジネスの拡大に合わせて財務の可視性を構築するで、QuickBooks Online Advancedが協賛した。シニア財務ライターのRayanne HarmonはMax Crampton-Thomasに、業務が複雑化する中で企業が財務報告をどのように適応させられるかを聞いた。
この対談では、成長企業に共通する課題が浮き彫りになった。財務データが増えたからといって、より良い意思決定に必要な情報が得られるとは限らない。
財務報告も事業の成長に合わせて拡張する
小規模な組織では、経営者が事業の多くを直接把握していることがある。たとえばどんな仕事が入ってきているか、顧客がいくら支払うべきか、コストがどこに積み上がっているかなどだ。成長すると、この構図は変わる。顧客対応、購買、業務、財務プロセスに関わる従業員が増え、リーダーはかつて直接集めていた情報から遠ざかっていく。
Crampton-Thomasは、「かつては自分で直接得ていた情報を、人々に持ってきてもらうことに頼るようになる」と説明した。問題は、必ずしもデータが不足していることではない。報告プロセスが、組織の複雑さに合わなくなっているだけかもしれない。
有用な警告サインの一つが、同じ作業の繰り返しだ。基本的な財務上の疑問に答えるたびに複数の人やスプレッドシート、調査が必要になるなら、リーダーは情報の記録、準備、伝達方法を見直すべきだ。
レポートではなく、意思決定から始める
意味のあるビジネス上の問いに答えるのに役立つのが、詳細なレポートだ。Crampton-Thomasは、繰り返し問題を引き起こす問いから始め、それに答えるために必要な情報を特定するよう勧めた。
採用はその好例だ。チームが手いっぱいだからといって、別の従業員を雇うのが正解とは限らない。リーダーはまず、業務量がどこから生じているのか、需要の増加が続いているのか、経費を差し引いた後に事業がどれだけ稼いでいるのか、新たな採用にいくらかかるのか、入金と支払い義務がどのように連動しているのかを把握する必要がある。
より詳細なレポートによって、成長が一つのサービスに集中しているのか、単一の顧客に依存しているのかが明らかになることもある。
「レポートはこれまでに起きたことを示せる」とCrampton-Thomasは語った。「次に何が起きる可能性があるかについては、経営者が何かを把握しているかもしれない」
レポートは根拠を示すが、リーダーは依然として背景事情、前提、判断を加える必要がある。可視性が高まっても不確実性がなくなるわけではない。チームが把握していることと、さらに調査が必要なことを見極めやすくなるのだ。
効率性と管理を両立させる
企業は、レポートが経営陣に届くまでに必要な作業も検証すべきだ。同じレポートを毎月作り直したり、統一されていない入力を修正したり、情報を重複させたりすると、結果の解釈に充てられるはずの時間が奪われる。
Crampton-Thomasは、情報を準備する担当者とともに報告プロセスを一つひとつ確認するよう提案した。そうすることで、繰り返し発生する作業、不明確な責任分担、当初の目的をもはや果たしていない手順が明らかになる。
ただし、効率化によって監督をなくしてはならない。成長する企業は、誰が情報を準備し、誰が確認し、従業員が独自に判断できることと、経営陣の承認が必要なことを明確にする必要がある。明確な確認ルーチンがあれば、経営者は発生するすべてを確認するのではなく、重要な変化に集中できる。
背景を失わずに報告を適応させる
成長する企業はやがて、それまで尋ねてこなかった問いにも答える必要が生じる。新しいサービスを個別に評価する必要が出たり、新たなマネージャーが、それまで経営者だけが確認していた情報を必要としたりする。
したがって、報告も適応しなければならない。ただし、何が変わったのかをチームが説明しなければ、変更によって比較がゆがむ可能性がある。たとえば、あるサービスを7月から個別に追跡し始めた場合、それ以前の活動が別の項目にまとめられていたなら、6月と直接比較するのは誤解を招くおそれがある。
Crampton-Thomasは、プロセスを容易にし、結果を信頼でき、事業が変わったときには変更できるようにすることが目標だとまとめた。
まずは繰り返し発生する一つの問いを改善する
企業は財務プロセス全体を一度に再設計する必要はない。Crampton-Thomasは、答えるのが繰り返し難しいと感じる財務上の問いを一つ選び、チームが現在どのように答えにたどり着いているのかを追跡するよう勧めた。
「答えを出すのが一つのプロジェクトのように感じられるため、後回しにし続けている財務上の問いを考えてみてほしい。そこから始めるとよい」と同氏は語った。
この取り組みによって、問題がレポートの深さ、入力データの不統一、情報の遅れ、責任の所在の不明確さ、その他のプロセス上の問題のどれにあるのかが明らかになる。チームは報告サイクル全体を通じて変更を試し、信頼できる答えをより速く導き出せたか、修正が減ったか、意思決定者に必要な情報を提供できたかを評価できる。
テクノロジーは、こうした報告の改善を実践に移すうえで企業を支援できる。たとえばQuickBooks Online Advancedは、カスタマイズ可能なレポートやダッシュボードに加え、企業が業務のさまざまな領域を調べるために利用できるクラスとロケーションを提供している。
このプラットフォームには、ユーザーアクセス制御とワークフロー自動化機能も搭載されており、報告や承認のプロセスを支援できる。
ただし、どの財務上の問いが最も重要かをソフトウェアだけで判断することはできない。企業は依然として、どの情報を追跡するか、正確な記録をどう維持するか、結果の確認を誰が担当するかを決める必要がある。
結局のところ、財務の可視性を高めるには、単にレポートを増やすのではなく、リーダーが信頼でき、事業の成長に合わせて適応できる報告プロセスを構築することが重要だ。
財務報告の強化を目指す企業は、 QuickBooks Online Advancedの詳細を確認し、そのレポート機能やビジネスインサイト機能を活用できる。
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