Les entreprises produisent d’immenses volumes de données, mais nombre d’entre elles ignorent que leurs données cachées leur coûtent des millions et les exposent davantage aux menaces de cybersécurité.
Les entreprises pensent que conserver toutes leurs données les aidera à atténuer les risques potentiels, mais c’est tout le contraire. Plus une entreprise possède de données non recensées, plus elle risque d’être victime d’une cyberattaque. Lorsque vos données sont dans l’ombre, vous ne savez pas ce qui a disparu.
Les données redondantes, obsolètes et triviales, également appelées données ROT et données fantômes, monopolisent l’espace sur les serveurs de votre entreprise. Selon Mike Gualieri, vice-président et analyste principal de Forrester, « la triste réalité est que le potentiel de la plupart des données reste inexploité. Entre 60 % et 73 % de l’ensemble des données d’une entreprise ne sont pas utilisées à des fins d’analyse. »
Nombreux sont ceux qui ignorent que l’absence d’objectif pour leurs données peut coûter des millions à leur entreprise. La plupart du temps, les entreprises n’ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour passer leurs données au crible, et finissent par oublier ce qu’elles possèdent.
Il est temps de cesser de gaspiller de l’argent et de faire la lumière sur les données ROT. Méfiez-vous de l’impact spectaculaire des données fantômes sur votre entreprise.
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Définition des données ROT et des données fantômes
Lorsque nous manipulons constamment des données, notre réaction naturelle consiste à les accumuler, car nous ne savons pas exactement quoi en faire, ce qui conduit souvent à la création de données ROT et de données fantômes.
- Les redondances constituent l’un des principaux problèmes liés à la croissance de nos volumes de données ; nous avons pris l’habitude d’enregistrer plusieurs copies d’un même ensemble de données. Les redondances apparaissent généralement lorsque les services sont mal intégrés, créant des silos de données qui finissent par se perdre.
- Les données obsolètes ont perdu leur utilité et ne sont plus exactes au fil du temps. Il peut s’agir, par exemple, de conserver les fichiers de données d’anciens clients ou des questions et réponses d’enquêtes qui ne sont plus pertinentes, rendant ainsi les données triviales.
- Les données triviales sont dépourvues d’utilité, occupent un espace précieux sur nos serveurs et ralentissent les traitements. Ce type de données s’accumule généralement au gré des tâches quotidiennes et tend à rester dans les dossiers ou les fichiers de travail, même après le départ d’un employé. Contrairement aux types de données mentionnés ci-dessus, les données fantômes peuvent avoir de la valeur pour votre entreprise.
- On considère que les données sont « fantômes » lorsqu’elles n’ont pas de finalité stratégique. Comprendre l’importance de supprimer les données ROT tout en exploitant les données fantômes à bon escient permet de créer de la valeur pour votre entreprise.
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Les coûts cachés des données ROT et des données fantômes
L’un des autres défis auxquels les entreprises sont confrontées concernant les données ROT et les données fantômes est le stockage des données. Alors que le cloud peut sembler être une solution économique, puisque vous payez très peu par gigaoctet, les données redondantes et obsolètes font rapidement grimper les frais mensuels de stockage. Les entreprises achètent disque après disque pour accompagner la croissance des données, mais cinq ans plus tard, elles manquent d’espace et accumulent une multitude de disques.
Lorsque vous ignorez quelles données vous possédez et où elles se trouvent, votre entreprise est également davantage exposée à une fuite de données. Une partie de ces données peut être stockée en dehors de systèmes de fichiers sécurisés, que les groupes de hackers peuvent facilement cibler lorsque les données ne sont pas recensées. Cela se produit notamment lorsque les employés copient des fichiers pour les emporter chez eux sur leur ordinateur portable ou lorsqu’ils perdent du matériel.
Il suffit parfois qu’un fichier partagé entre plusieurs serveurs contienne des informations confidentielles pour entraîner de coûteuses transactions judiciaires. Lorsqu’une organisation gère mal ses données, une erreur coûteuse mais évitable consiste à devoir payer des amendes pour non-respect de la réglementation parce que les données d’un consommateur ont été compromises lors d’une fuite de données.
Les employés sont considérablement ralentis lorsqu’ils doivent passer au crible des données anciennes, redondantes et triviales, ce qui entraîne une perte de temps précieux et mobilise les ressources de l’entreprise. Une récente étude a révélé que 54 % des employés de bureau américains déclarent perdre du temps à rechercher des fichiers indispensables dans des systèmes de classement en ligne encombrés.
Le fait d’avoir une grande quantité de données ROT à examiner augmente également le risque qu’un employé envoie des informations obsolètes à des clients, ce qui fait perdre du temps à l’entreprise pour corriger l’erreur. Lorsque la productivité diminue, les ressources sont gaspillées.
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Solution de gestion des données ROT et fantômes
Les entreprises peuvent réduire considérablement leurs coûts en faisant la lumière sur leurs données : en identifiant les fichiers redondants, les fichiers obsolètes et les données superflues. Et laisser vos données dans l’ombre signifie passer à côté d’occasions susceptibles d’augmenter vos revenus.
Les entreprises peuvent reprendre le contrôle de leurs données grâce à des plateformes intelligentes de gestion des données qui aident à supprimer les données ROT et à trier les données fantômes. Ces plateformes permettent d’analyser les données non structurées et de faire la lumière sur ce qui doit être conservé, supprimé ou classé. En reprenant le contrôle de vos données, vous apportez valeur et sécurité à votre organisation.
À propos de l’auteur :
Adrian Knapp, PDG et fondateur de Aparavi