Der Anbieter für Zusammenarbeit Zoom veranstaltet diese Woche in San Jose sein jährliches Nutzerevent Zoomtopia. Obwohl das Unternehmen zahlreiche Ankündigungen machte, war der Höhepunkt der Keynote von CEO Eric Yuan die Vorstellung von Zoom Docs, womit Microsoft Word und Google Docs ins Visier genommen werden.
Dies folgt auf die Einführung von Zoom Mail und Calendar zu Beginn dieses Jahres. Die Kombination aus Unified Communication, Contact Center, E-Mail / Kalender und Docs verschafft Zoom die umfassendste, vollständig integrierte Kollaborationssuite der Branche. Microsoft und Google verfügen zwar über dieselben Komponenten, ihnen fehlt jedoch die enge Integration, die Zoom bietet.
Zoom denkt die Dokumentenzusammenarbeit neu
Bei einem Vorabgespräch mit Analysten erklärte Jeff Smith, Leiter der Produktbereiche Meetings, Rooms und Workspaces bei Zoom, dass dies keine Dokumentenanwendung wie zu Zeiten unserer Väter sei, als er über die Neugestaltung von Dokumenten sprach.
Er erklärte, dass herkömmliche Dokumenten-Apps Papier nachbilden sollen und die Ausgabe zum Ausdrucken gedacht war. In einer Welt, die zunehmend papierlos wird, sollte sich auch unsere Denkweise über Dokumente verändern.
Smith erklärte nachdrücklich: „Zoom Docs bedeutet das Ende von 8 ½ x 11“ und nannte es „eine Kollaborationsmethode der nächsten Generation“.
In gewisser Hinsicht ist der Name Zoom Docs etwas irreführend, denn das Unternehmen stellt einen Arbeitsbereich bereit, in dem Menschen über eine Dokumentschnittstelle zusammenarbeiten. Die Anwendung bildet zwar das traditionelle Dokumentenerlebnis ab, erweitert es aber um die folgenden Funktionen.
- Anpassbare Dokumente. Mitarbeitende können Inhaltsblöcke verwenden, um Informationen in anpassbare Layouts und Workflows zu übernehmen. Tabellenblöcke können Daten organisieren, Projekte verwalten, Aufgaben verfolgen und Zeitpläne mithilfe von Spalten, Filtern und Gruppen verwalten.
- Einfache Delegation. Mit Zoom Docs können Nutzer ihr Team zusammenbringen, um zwischen Meetings schneller mehr Arbeit zu erledigen. Sie können Kolleginnen und Kollegen im Dokument per „@“-Erwähnung auf dem Laufenden halten, Diskussionen starten, Kommentare und Threads hinzufügen sowie Aufgaben zuweisen, damit alle den Überblick behalten.
- Wissen mit Wikis und freigegebenen Ordnern verbinden. Mitarbeitende können Wikis erstellen, um Seiten zu verknüpfen und in einen visuellen Baum einzubetten. So sehen Teams sofort, wie Informationen miteinander verbunden sind. Seiten lassen sich besser gruppieren, um Dokumente zu organisieren und eine umfassendere Wissensquelle zu schaffen.
- Flexibles Arbeiten. Nutzer können direkt in Zoom oder Docs arbeiten. Die Zoom-Integration ermöglicht es ihnen, Zoom Docs während eines Meetings oder in einem Team-Chat zu erstellen, zu bearbeiten und zu durchsuchen. Dadurch kann sich die heute erlebte „Wechselsteuer“ deutlich verringern, die dazu beiträgt, dass Nutzer rund 40 % ihrer Zeit mit der Verwaltung ihrer Arbeit verbringen.
AI Companion steigert den Nutzen von Zoom Docs
Ein weiterer Vorteil der Integration in die Zoom-Suite ist der Einsatz von AI Companion in Zoom Docs. Mitarbeitende können die Dokumentenerstellung beschleunigen, indem sie die KI-Engine auffordern, Inhalte einzufügen. Alternativ kann AI Companion Inhalte zusammenfassen, um einen Überblick für Führungskräfte zu erstellen oder sich schnell auf den neuesten Stand zu bringen.
Auf der Zoomtopia kündigte Zoom außerdem seine globale, einheitliche Suchfunktion an, mit der Mitarbeitende überall auf der Zoom-Plattform Informationen finden können, auch in einigen Anwendungen von Drittanbietern. Ich kenne die frustrierende Situation, dass ich mich daran erinnere, von jemandem ein Dokument erhalten zu haben, aber nicht mehr weiß, ob es über Zoom Chat oder per E-Mail geschickt wurde. Dann muss ich beides durchsuchen, bis ich es finde. Mit der einheitlichen Suche können Mitarbeitende Zoom-übergreifend suchen und diesen Prozess vereinfachen.
Künstliche Intelligenz war ein zentrales Thema auf der Zoomtopia, denn das Unternehmen bekräftigte seinen föderierten, verantwortungsvollen und befähigenden Ansatz. Entgegen zahlreichen Medienberichten wird Zoom Kundendaten nicht ohne Erlaubnis verwenden. Dazu zählen Audio- und Videodaten, Chats, Bildschirmfreigaben, Anhänge oder andere Informationen von Kunden innerhalb von Zoom.
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Zoom demokratisiert KI
Zoom hat den Preis für AI Companion auf kostenlos bei jeder kostenpflichtigen Lizenz festgelegt. Während des Analystenbriefings erklärte Randy Maestre, Leiter des Produktmarketings für Zoom AI, Ökosystem und Branchen: „Wir sind der Ansicht, dass KI für alle erschwinglich und zugänglich sein sollte. Deshalb ist AI Companion für Kunden ohne zusätzliche Kosten enthalten.“
Im Vergleich zu den monatlich mindestens 30 US-Dollar, die Google und Microsoft für ähnliche Funktionen verlangen, können Unternehmen dadurch erheblich Geld sparen.
Zu den auf der Zoomtopia angekündigten neuen Funktionen von AI Companion gehören Feedback und Coaching in Echtzeit, KI für Zoom Phone sowie die Möglichkeit, komplexe Aufgaben in Zoom und Anwendungen von Drittanbietern zu bearbeiten. Dies ergänzt die bestehenden Funktionen zur Erstellung von Whiteboard-Inhalten, intelligente Aufzeichnungen, Abfragen während Meetings, Zusammenfassungen von Meetings, Zusammenfassungen von Chat-Threads sowie das Verfassen von E-Mails und Chats.
Die meisten Anbieter von Kollaborationslösungen haben sich im Hinblick auf Microsoft Teams für eine Koexistenzstrategie entschieden. Nicht so Zoom: Die Einführung von Zoom Docs im Anschluss an die Einführung von Mail und Calendar ist eindeutig ein Warnschuss vor den Bug von Microsoft.
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Fazit: Plattformintegration
Wird Zoom Erfolg haben? Das wird sich erst mit der Zeit zeigen. Zoom hat jedoch ein Produkt auf seiner Seite, das deutlich weniger kompliziert ist und eine bessere Plattformintegration bietet als das überladene Microsoft-Office-Erlebnis.
Außerdem schätzen Mitarbeitende Zoom meist sehr und drängen die IT-Abteilung häufig dazu, es als Alternative zu Teams einzuführen. Während die Einführung von Zoom Docs für Schlagzeilen sorgen wird, sind es der Einsatz von KI und die globale Suche, die einen konkreten Mehrwert für Nutzer schaffen.
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