Pourquoi les biens non réclamés sont plus difficiles à gérer que les autres obligations

Les biens non réclamés peuvent rester inscrits dans les comptes d’une entreprise pendant des années. Un chèque fournisseur non encaissé, un avoir client inutilisé ou un paiement en attente peut commencer par être une transaction courante, puis nécessiter finalement un examen et une déclaration supplémentaires s’il reste sans résolution.

Pendant cette période, les informations liées au bien peuvent avoir largement le temps de changer. Des salariés partent, les systèmes comptables sont remplacés, les entreprises en acquièrent d’autres, et les dossiers sont déplacés ou archivés. Même si le solde initial est toujours disponible, il peut être plus difficile de retrouver les informations expliquant ce qui lui est arrivé.

Compte tenu de cette durée, les entreprises peuvent finir par devoir examiner des transactions antérieures à leurs systèmes ou à leurs salariés actuels. La gestion des biens non réclamés ne consiste pas uniquement à préparer une déclaration finale. Il faut également disposer de suffisamment d’informations pour expliquer comment un élément est parvenu à son statut actuel.

Pourquoi les biens non réclamés nécessitent un historique plus long

La plupart des biens non réclamés proviennent d’une transaction commerciale standard. Un chèque de paie n’est pas encaissé, un paiement fournisseur reste en attente ou un client dispose d’un avoir qui n’a pas été remboursé. Selon la nature du bien et les exigences applicables de l’État concerné, ce solde peut rester dans les comptes de l’entreprise pendant plusieurs années avant d’être déclaré.

Par exemple, imaginons qu’un fournisseur n’encaisse pas un chèque. Le service des comptes fournisseurs effectue un suivi et découvre que les coordonnées enregistrées ne sont plus à jour. Quelqu’un trouve les informations actualisées et reprend contact, mais le paiement n’est toujours pas réclamé.

Si l’élément reste en attente, il faudra peut-être un jour examiner tout ce qui s’est passé entre le paiement initial et son statut actuel. Les documents comptables peuvent contenir la facture et les informations de paiement, tandis que les relevés bancaires confirment que le chèque n’a jamais été compensé. La correspondance avec le fournisseur peut avoir été conservée séparément.

Les périodes d’inactivité peuvent ajouter un niveau de complexité supplémentaire à la chronologie. Les États fixent leurs propres périodes en fonction du type de bien ; les entreprises peuvent donc devoir suivre simultanément différents délais de surveillance. Les calendriers de NAUPA par État, par exemple, indiquent des périodes d’inactivité de trois ans pour les comptes chèques dans certains États et de cinq ans dans d’autres. Les entreprises doivent également généralement tenter de contacter le propriétaire avant de transférer un bien non réclamé à un État.

Par conséquent, deux soldes similaires ne suivent pas nécessairement la même chronologie. Une entreprise présente dans plusieurs États et gérant différents types de biens peut avoir des éléments en attente à plusieurs étapes du processus au même moment.

Pourquoi la déclaration finale ne constitue pas un dossier complet

Prenons le cas d’un avoir client qui reste inutilisé après la désactivation d’un compte. L’entreprise tente de contacter le client, ne reçoit aucune réponse et continue de comptabiliser le solde tout en déterminant la manière dont il devra finalement être traité.

Un autre avoir de la même période peut suivre un parcours différent. Le client répond et reçoit les fonds, ou un examen plus approfondi révèle que le solde doit être corrigé. Une fois la déclaration terminée, seuls certains des éléments initialement en attente peuvent apparaître dans une déclaration à un État.

Si quelqu’un examine ultérieurement l’un des avoirs non déclarés, il devra peut-être déterminer si le client a été remboursé, si le solde a été corrigé ou si l’élément a été résolu d’une autre manière. La déclaration finale, à elle seule, ne fournira pas ces réponses.

Les informations pouvant contribuer à étayer cet historique comprennent notamment :

• La transaction à l’origine du solde
• Les informations relatives au propriétaire ou au bénéficiaire associées au bien
• Les mises à jour apportées au bien ou aux informations relatives au propriétaire
• Les tentatives de contacter le propriétaire et les éventuelles réponses reçues
• Les recherches effectuées lors de l’examen de l’élément
• La raison de son statut actuel
• Les informations de déclaration, s’il a finalement été transféré à un État

Un bien marqué comme payé, annulé ou déclaré fournit le résultat final. Toutefois, en l’absence d’informations justificatives, la personne qui l’examinera ultérieurement devra peut-être encore déterminer comment il en est arrivé là.

Pourquoi la longueur des périodes d’audit complique la tenue des dossiers

L’examen des biens non réclamés peut remonter bien plus loin dans les dossiers d’une entreprise que l’année de déclaration en cours. Les périodes d’audit couvrent généralement 10 ans, auxquels s’ajoute la période d’inactivité applicable, ce qui peut représenter environ 15 ans de dossiers au total. L’audit lui-même peut également durer de deux à cinq ans.

Beaucoup de choses peuvent se produire dans une entreprise pendant cette période. L’entreprise peut avoir remplacé ses systèmes comptables, modifié le traitement des paiements, acquis ou vendu des filiales, ou déplacé ses dossiers historiques dans une archive. Les salariés associés aux premières transactions peuvent également ne plus y travailler.

Prenons le cas d’un ancien chèque en attente. L’entreprise peut toujours être en mesure d’identifier sa date d’émission et la date à laquelle il a finalement été déclaré. Ces dates n’indiquent pas nécessairement si le bénéficiaire a été contacté entre-temps, si un autre chèque a été émis ou si des recherches supplémentaires ont été effectuées.

Dans certains cas, les informations manquantes peuvent exister, mais être difficiles à retrouver. Les recherches peuvent être documentées dans une ancienne chaîne d’e-mails, des notes peuvent rester dans des dossiers archivés, ou une exception peut avoir été résolue sans que le raisonnement soit consigné avec le bien.

Disposer de dossiers historiques est utile, mais leur seul volume ne les rend pas nécessairement faciles à exploiter. La personne qui examine un ancien élément doit encore disposer de suffisamment de contexte pour suivre ce qui s’est passé sans devoir reprendre le processus depuis le début.

Comment la fragmentation des dossiers limite la visibilité interne

Les informations relatives à un même bien en attente peuvent être stockées à plusieurs endroits au cours de son existence. La transaction initiale peut figurer dans les documents comptables, les détails du paiement peuvent provenir des relevés bancaires, et la correspondance ou les recherches ultérieures peuvent être conservées séparément.

Cela ne pose pas nécessairement problème lorsqu’un élément est encore récent et que les personnes concernées savent où se trouve chaque information. Plusieurs années plus tard, ces liens peuvent être beaucoup moins évidents.

La recherche d’un seul paiement ancien peut donc nécessiter l’examen de plusieurs ensembles de dossiers avant que l’historique complet ne devienne clair. La tâche peut se compliquer encore lorsque le nombre de biens en attente augmente ou lorsqu’une entreprise gère des biens dans plusieurs entités et juridictions.

Le problème ne réside pas simplement dans l’endroit où les différents services conservent leurs informations. Il tient à la possibilité de relier encore les dossiers lorsqu’un bien particulier doit être examiné ultérieurement.

Conserver les dossiers des biens malgré les changements de l’entreprise

Les migrations de systèmes peuvent rendre les anciens dossiers plus difficiles à suivre. Lorsqu’une entreprise adopte une nouvelle plateforme comptable, les soldes ouverts peuvent être transférés dans le nouveau système parce qu’ils restent financièrement pertinents. Les anciennes notes, pièces jointes et correspondances peuvent rester dans le système précédent ou être déplacées dans une archive.

Dans ce cas, le solde reste disponible, mais certaines informations qui l’expliquent peuvent ne pas être immédiatement accessibles. La personne qui recherchera ultérieurement des informations sur le bien devra peut-être savoir où les anciens dossiers sont stockés et s’ils peuvent encore être récupérés.

Les acquisitions peuvent créer une situation similaire. Une entreprise acquise peut apporter avec elle des biens en attente, ainsi que ses propres systèmes comptables et procédures de tenue des dossiers. L’équipe actuellement responsable de ces éléments peut finalement être amenée à examiner des transactions effectuées avant l’acquisition et traitées selon un processus différent.

Le renouvellement des effectifs peut également influer sur l’endroit où les informations sont stockées. Les recherches conservées dans la boîte de réception ou le dossier personnel d’un salarié peuvent être faciles d’accès pour cette personne, mais difficiles à retrouver pour la suivante chargée du dossier.

Ces changements ne suppriment pas l’obligation sous-jacente. Ils peuvent au contraire accroître le travail nécessaire pour comprendre un élément resté en attente au fil de plusieurs changements au sein de l’entreprise.

Ce que devrait inclure un historique complet du bien

Un historique utile du bien devrait fournir suffisamment d’informations pour permettre à quelqu’un de suivre un élément depuis la transaction initiale jusqu’à son statut actuel. Il n’est pas forcément nécessaire de documenter chaque action mineure, mais les changements et décisions importants devraient rester accessibles.

Par exemple, trois chèques en attente émis au cours du même mois peuvent finalement connaître des issues différentes. Un propriétaire répond et reçoit les fonds. Un autre chèque est annulé après que l’entreprise a déterminé qu’il n’aurait pas dû être émis. Le troisième reste en attente et est finalement déclaré.

Si les éléments résolus sont simplement supprimés d’un tableur de travail, il peut ne rester aucune trace claire permettant de savoir ultérieurement ce qui leur est arrivé. Conserver le statut final et sa raison peut aider à distinguer les éléments correctement résolus de ceux qui sont toujours en attente.

Les changements apportés aux informations relatives au propriétaire ou au bénéficiaire méritent également d’être pris en compte. Une adresse mise à jour ou un nom corrigé peut avoir une incidence sur la correspondance et les recherches ultérieures. Conserver une partie de l’historique de ces changements peut aider à expliquer pourquoi les informations associées à un bien diffèrent de celles qui figuraient dans la transaction initiale.

Lors de l’examen d’un ancien élément, les dossiers disponibles devraient généralement permettre de déterminer :

• L’origine du solde
• La personne associée au bien
• Ce qui s’est produit après que le solde est devenu exigible mais est resté en attente
• Si le propriétaire a été contacté et a répondu
• Si des informations ont été corrigées ou mises à jour
• Pourquoi le bien a son statut actuel
• S’il a été déclaré, restitué ou résolu d’une autre manière

Les informations ne doivent pas nécessairement être stockées au même endroit. Elles devraient toutefois être suffisamment accessibles pour que quelqu’un puisse examiner l’historique sans avoir à refaire un travail déjà accompli.

Améliorer les informations associées aux anciens dossiers

Les informations associées au dossier d’un fournisseur ou d’un bénéficiaire peuvent être utilisées bien avant qu’un paiement en attente ne devienne un sujet de biens non réclamés. Les noms, numéros d’identification fiscale, adresses et autres informations d’identification peuvent rester associés aux transactions pendant toute la relation commerciale.

Si certaines de ces informations sont inexactes, un ancien paiement en attente peut faire l’objet d’un examen supplémentaire lorsqu’il est réexaminé ultérieurement. L’entreprise peut savoir que l’argent reste dû tout en devant confirmer que les informations d’identification figurant dans ses dossiers sont exactes.

La mise en correspondance des TIN peut résoudre une partie du problème en vérifiant que le nom et le TIN d’un contribuable correspondent aux dossiers de l’IRS. Elle ne détermine pas si un bien est non réclamé, qui y a légalement droit ni si le bien doit être déclaré. Elle peut plutôt contribuer à repérer les divergences dans les informations fiscales que l’entreprise conserve déjà pour le fournisseur ou le bénéficiaire.

Sovos TINCheck fournit une vérification du nom et du TIN par rapport aux dossiers de l’IRS, ainsi que des fonctionnalités de filtrage supplémentaires. Les dossiers peuvent être vérifiés individuellement ou en masse, selon le volume examiné.

Cette vérification peut contribuer à la qualité des informations relatives au bénéficiaire associées aux dossiers financiers avant qu’une transaction en attente ne devienne ancienne de plusieurs années. Si un paiement nécessite ultérieurement des recherches supplémentaires, l’entreprise aura eu plus tôt la possibilité d’identifier une discordance au lieu de la découvrir pour la première fois lors de l’examen de l’ancien solde.

En résumé

Les biens non réclamés peuvent être difficiles à gérer parce qu’un solde en attente peut rester pertinent longtemps après la transaction qui lui a donné naissance. Pendant cette période, les salariés, les systèmes et les processus de l’entreprise peuvent changer, tandis que l’obligation demeure.

Conserver suffisamment d’informations pour suivre le bien depuis sa transaction initiale jusqu’à son statut final peut faciliter l’examen des anciens éléments. Des informations exactes sur le bénéficiaire, des documents justificatifs et des changements documentés peuvent également fournir un contexte lorsqu’il faut réexaminer un élément plusieurs années plus tard.

Avec un historique plus complet, les entreprises peuvent consacrer moins de temps à déterminer ce qui est arrivé à un ancien solde et disposer d’un dossier plus clair pour étayer de futures déclarations, recherches ou demandes d’audit.