Warum sich die Verwaltung nicht abgeholten Vermögens schwieriger gestaltet als die anderer Verpflichtungen

Nicht abgeholtes Vermögen kann jahrelang in den Büchern eines Unternehmens verbleiben. Ein nicht eingelöster Lieferantenscheck, ein ungenutztes Kundenguthaben oder eine ausstehende Zahlung beginnt möglicherweise als routinemäßige Transaktion, erfordert aber letztlich eine weitere Prüfung und Meldung, wenn sie nicht geklärt wird.

Während dieser Zeit gibt es zahlreiche Möglichkeiten, dass sich die mit dem Vermögen verbundenen Informationen ändern. Beschäftigte verlassen das Unternehmen, Buchhaltungssysteme werden ersetzt, Unternehmen übernehmen andere Firmen und Unterlagen werden verschoben oder archiviert. Der ursprüngliche Saldo ist möglicherweise noch verfügbar, aber die Details, die erklären, was damit geschehen ist, können schwieriger aufzufinden sein.

Angesichts dieses langen Zeitraums müssen Unternehmen möglicherweise irgendwann Transaktionen prüfen, die vor ihren derzeitigen Systemen oder Beschäftigten liegen. Die Verwaltung nicht abgeholten Vermögens umfasst mehr als die Erstellung eines abschließenden Berichts. Es müssen auch genügend Informationen verfügbar sein, um zu erklären, wie ein Posten seinen aktuellen Status erreicht hat.

Warum nicht abgeholtes Vermögen eine längere Aufzeichnungshistorie erfordert

Die meisten Fälle nicht abgeholten Vermögens beginnen mit einer gewöhnlichen Geschäftstransaktion. Ein Gehaltsscheck wird nicht eingelöst, eine Lieferantenzahlung bleibt ausstehend oder ein Kunde hat ein Guthaben, das noch nicht zurückerstattet wurde. Abhängig vom Vermögenswert und den geltenden bundesstaatlichen Anforderungen kann dieser Saldo mehrere Jahre beim Unternehmen verbleiben, bevor er gemeldet wird.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Lieferant löst einen Scheck nicht ein. Die Kreditorenbuchhaltung hakt nach und stellt fest, dass die hinterlegten Kontaktdaten nicht mehr aktuell sind. Jemand findet aktualisierte Informationen und nimmt erneut Kontakt auf, aber die Zahlung wird weiterhin nicht beansprucht.

Bleibt der Posten ausstehend, muss möglicherweise irgendwann alles geprüft werden, was zwischen der ursprünglichen Zahlung und seinem aktuellen Status geschehen ist. Die Buchhaltungsunterlagen können die Rechnung und Zahlungsinformationen enthalten, während Bankunterlagen bestätigen, dass der Scheck nie eingelöst wurde. Die Korrespondenz mit dem Lieferanten wurde möglicherweise separat aufbewahrt.

Ruhefristen können der Zeitleiste eine weitere Ebene hinzufügen. Die Bundesstaaten legen je nach Art des Vermögens eigene Fristen fest, sodass Unternehmen möglicherweise mehrere unterschiedliche Überwachungsfristen gleichzeitig verfolgen müssen. Die bundesstaatlichen Übersichten von NAUPA zeigen beispielsweise Ruhefristen für Girokonten von drei Jahren in einigen Bundesstaaten und fünf Jahren in anderen. Unternehmen müssen in der Regel außerdem versuchen, einen Eigentümer zu kontaktieren, bevor sie nicht abgeholtes Vermögen an einen Bundesstaat übertragen.

Daher folgen zwei ähnliche Salden nicht unbedingt derselben Zeitleiste. Ein Unternehmen, das in mehreren Bundesstaaten tätig ist und verschiedene Vermögensarten verwaltet, kann gleichzeitig ausstehende Posten in mehreren Phasen des Prozesses haben.

Warum die abschließende Meldung keine vollständige Aufzeichnung darstellt

Betrachten wir ein Kundenguthaben, das ungenutzt bleibt, nachdem ein Konto inaktiv geworden ist. Das Unternehmen versucht, den Kunden zu kontaktieren, erhält keine Antwort und führt den Saldo weiter, während es ermittelt, wie letztlich damit verfahren werden soll.

Ein weiteres Guthaben aus demselben Zeitraum kann einen anderen Verlauf nehmen. Der Kunde antwortet und erhält das Geld, oder eine weitere Prüfung ergibt, dass der Saldo korrigiert werden muss. Wenn die Meldung abgeschlossen ist, erscheinen möglicherweise nur einige der ursprünglich ausstehenden Posten in einem Bericht des Bundesstaats.

Prüft später jemand eines der nicht gemeldeten Guthaben, muss möglicherweise festgestellt werden, ob der Kunde ausgezahlt wurde, der Saldo korrigiert wurde oder der Posten auf andere Weise geklärt wurde. Die abschließende Meldung allein liefert diese Antworten nicht.

Zu den Informationen, die diese Historie stützen können, gehören:

• Die Transaktion, durch die der Saldo entstanden ist
• Angaben zum Eigentümer oder Zahlungsempfänger, die mit dem Vermögen verbunden sind
• An den Vermögens- oder Eigentümerdaten vorgenommene Aktualisierungen
• Versuche, den Eigentümer zu kontaktieren, und die erhaltenen Antworten
• Bei der Prüfung des Postens durchgeführte Recherchen
• Der Grund für seinen aktuellen Status
• Meldeinformationen, sofern das Vermögen letztlich an einen Bundesstaat übertragen wurde

Ein als bezahlt, storniert oder gemeldet gekennzeichneter Vermögenswert liefert das Endergebnis. Sind jedoch keine unterstützenden Informationen verfügbar, muss jemand, der ihn später prüft, möglicherweise trotzdem feststellen, wie es dazu kam.

Wie lange Prüfungszeiträume die Aufzeichnungspflege erschweren

Eine Prüfung nicht abgeholten Vermögens kann deutlich weiter in die Aufzeichnungen eines Unternehmens zurückreichen als bis zum aktuellen Meldejahr. Prüfungszeiträume umfassen typischerweise 10 Jahre zuzüglich der geltenden Ruhefrist, was insgesamt etwa 15 Jahre an Aufzeichnungen ausmachen kann. Die Prüfung selbst kann außerdem zwei bis fünf Jahre dauern.

In einem solchen Zeitraum kann in einem Unternehmen viel geschehen. Das Unternehmen hat möglicherweise seine Buchhaltungssysteme ersetzt, die Abwicklung von Zahlungen geändert, Tochtergesellschaften erworben oder verkauft oder historische Unterlagen in ein Archiv verschoben. Die Beschäftigten, die an den frühesten Transaktionen beteiligt waren, arbeiten möglicherweise ebenfalls nicht mehr dort.

Betrachten wir einen alten ausstehenden Scheck. Das Unternehmen kann möglicherweise noch feststellen, wann er ausgestellt und wann er letztlich gemeldet wurde. Diese Daten zeigen jedoch nicht unbedingt, ob der Zahlungsempfänger dazwischen kontaktiert wurde, ob ein weiterer Scheck ausgestellt oder ob zusätzliche Nachforschungen angestellt wurden.

In einigen Fällen sind die fehlenden Informationen möglicherweise vorhanden, aber schwer auffindbar. Eine Recherche könnte in einem alten E-Mail-Verlauf dokumentiert sein, Notizen könnten bei archivierten Unterlagen verblieben sein oder eine Ausnahme könnte behoben worden sein, ohne dass die Gründe zusammen mit dem Vermögenswert aufgezeichnet wurden.

Historische Aufzeichnungen verfügbar zu haben ist nützlich, aber allein die Menge macht sie nicht unbedingt leicht nutzbar. Wer einen älteren Posten prüft, benötigt weiterhin ausreichend Kontext, um nachzuvollziehen, was geschehen ist, ohne den Prozess von Anfang an erneut durchgehen zu müssen.

Wie fragmentierte Aufzeichnungen die interne Transparenz einschränken

Informationen zu einem einzelnen ausstehenden Vermögenswert können im Laufe seines Bestehens an mehreren Orten gespeichert sein. Die ursprüngliche Transaktion kann in den Buchhaltungsunterlagen stehen, Zahlungsdetails können aus Bankunterlagen stammen und spätere Korrespondenz oder Recherchen können separat aufbewahrt worden sein.

Das ist nicht unbedingt ein Problem, solange ein Posten noch aktuell ist und die beteiligten Personen wissen, wo alles zu finden ist. Einige Jahre später sind diese Zusammenhänge möglicherweise deutlich weniger offensichtlich.

Die Recherche zu einer einzelnen älteren Zahlung kann daher die Prüfung mehrerer Aufzeichnungsbestände erfordern, bevor die vollständige Historie klar wird. Dies kann schwieriger werden, wenn die Zahl der ausstehenden Vermögenswerte wächst oder ein Unternehmen Vermögen über mehrere Rechtsträger und Rechtsgebiete hinweg verwaltet.

Die Frage ist nicht einfach, wo verschiedene Abteilungen ihre Informationen aufbewahren. Entscheidend ist, ob die Aufzeichnungen noch miteinander verknüpft werden können, wenn ein einzelner Vermögenswert später geprüft werden muss.

Aufzeichnungen zu Vermögenswerten bei geschäftlichen Veränderungen pflegen

Systemmigrationen können es schwieriger machen, ältere Aufzeichnungen nachzuvollziehen. Wenn ein Unternehmen auf eine neue Buchhaltungsplattform wechselt, werden offene Salden möglicherweise in das neue System übernommen, weil sie finanziell weiterhin relevant sind. Ältere Notizen, Anhänge und Korrespondenz können im vorherigen System verbleiben oder in ein Archiv verschoben werden.

In diesem Fall bleibt der Saldo verfügbar, aber einige der Informationen, die ihn erklären, sind möglicherweise nicht sofort zugänglich. Wer den Vermögenswert später recherchiert, muss möglicherweise wissen, wo die älteren Aufzeichnungen gespeichert sind und ob sie noch abgerufen werden können.

Übernahmen können eine ähnliche Situation schaffen. Ein erworbenes Unternehmen bringt möglicherweise ausstehendes Vermögen sowie eigene Buchhaltungssysteme und Verfahren zur Aufzeichnungspflege mit. Das derzeit für diese Posten verantwortliche Team könnte schließlich Transaktionen prüfen, die vor der Übernahme stattfanden und nach einem anderen Verfahren verarbeitet wurden.

Auch die Fluktuation von Beschäftigten kann beeinflussen, wo Informationen gespeichert sind. In einem persönlichen Posteingang oder Ordner aufbewahrte Recherchen sind für einen Beschäftigten möglicherweise leicht zugänglich, für die nächste zuständige Person jedoch schwer auffindbar.

Diese Veränderungen beseitigen die zugrunde liegende Verpflichtung nicht. Stattdessen können sie den Arbeitsaufwand erhöhen, der erforderlich ist, um einen Posten zu verstehen, der über mehrere Veränderungen innerhalb des Unternehmens hinweg ausstehend geblieben ist.

Was eine vollständige Historie eines Vermögenswerts enthalten sollte

Eine nützliche Historie eines Vermögenswerts sollte genügend Informationen liefern, damit jemand einen Posten von der ursprünglichen Transaktion bis zu seinem aktuellen Status nachvollziehen kann. Das erfordert nicht unbedingt die Dokumentation jeder geringfügigen Handlung, aber wichtige Änderungen und Entscheidungen sollten zugänglich bleiben.

So können beispielsweise drei ausstehende Schecks, die im selben Monat ausgestellt wurden, letztlich unterschiedliche Ergebnisse haben. Ein Eigentümer antwortet und erhält das Geld. Ein weiterer Scheck wird storniert, nachdem das Unternehmen festgestellt hat, dass er nicht hätte ausgestellt werden dürfen. Der dritte bleibt ausstehend und wird letztlich gemeldet.

Werden erledigte Posten einfach aus einer Arbeitsdatei entfernt, gibt es später möglicherweise keine eindeutige Aufzeichnung darüber, was mit ihnen geschehen ist. Die Beibehaltung des endgültigen Status und seines Grundes kann helfen, ordnungsgemäß erledigte Posten von weiterhin ausstehenden zu unterscheiden.

Auch Änderungen an den Angaben zum Eigentümer oder Zahlungsempfänger sollten berücksichtigt werden. Eine aktualisierte Adresse oder ein korrigierter Name kann sich auf spätere Korrespondenz und Recherchen auswirken. Eine gewisse Historie dieser Änderungen kann helfen zu erklären, warum die mit einem Vermögenswert verbundenen Informationen von den Angaben in der ursprünglichen Transaktion abweichen.

Bei der Prüfung eines älteren Postens sollten die verfügbaren Aufzeichnungen im Allgemeinen die Feststellung ermöglichen:

• Wo der Saldo entstanden ist
• Wer mit dem Vermögenswert verbunden ist
• Was geschah, nachdem der Saldo ausstehend wurde
• Ob der Eigentümer kontaktiert wurde und geantwortet hat
• Ob Informationen korrigiert oder aktualisiert wurden
• Warum der Vermögenswert seinen aktuellen Status hat
• Ob er gemeldet, zurückgegeben oder anderweitig erledigt wurde

Die Informationen müssen nicht unbedingt an einem Ort gespeichert sein. Sie sollten jedoch so zugänglich sein, dass jemand die Historie prüfen kann, ohne bereits erledigte Arbeiten wiederholen zu müssen.

Die Informationen hinter älteren Aufzeichnungen verbessern

Die mit einem Lieferanten- oder Zahlungsempfängerdatensatz verknüpften Informationen können lange verwendet werden, bevor eine ausstehende Zahlung für nicht abgeholtes Vermögen relevant wird. Namen, Steueridentifikationsnummern, Adressen und andere Identifikationsdaten können während der gesamten Geschäftsbeziehung mit Transaktionen verbunden bleiben.

Sind einige dieser Informationen ungenau, kann eine ältere ausstehende Zahlung bei einer späteren Prüfung einer zusätzlichen Prüfung unterliegen. Das Unternehmen weiß möglicherweise, dass weiterhin Geld geschuldet wird, muss aber zugleich bestätigen, ob die Identifikationsdaten in seinen Aufzeichnungen korrekt sind.

Der TIN-Abgleich kann einen Teil dieses Problems lösen, indem geprüft wird, ob der Name und die TIN eines Steuerpflichtigen mit den IRS-Aufzeichnungen übereinstimmen. Er stellt nicht fest, ob es sich um nicht abgeholtes Vermögen handelt, wem es rechtlich zusteht oder ob es gemeldet werden sollte. Stattdessen kann er helfen, Abweichungen bei den Steuerpflichtigendaten zu erkennen, die das Unternehmen bereits für den Lieferanten oder Zahlungsempfänger führt.

Sovos TINCheck bietet eine Überprüfung von Namen und TIN anhand der IRS-Aufzeichnungen sowie zusätzliche Prüfmöglichkeiten. Aufzeichnungen können je nach Umfang der Prüfung einzeln oder gesammelt überprüft werden.

Diese Überprüfung kann die Qualität der mit Finanzaufzeichnungen verknüpften Zahlungsempfängerinformationen unterstützen, bevor eine ausstehende Transaktion mehrere Jahre alt wird. Erfordert eine Zahlung später zusätzliche Nachforschungen, hatte das Unternehmen bereits zuvor Gelegenheit, eine Abweichung zu erkennen, statt erstmals bei der Prüfung des älteren Saldos damit konfrontiert zu werden.

Fazit

Nicht abgeholtes Vermögen kann schwer zu verwalten sein, weil ein ausstehender Saldo noch lange nach der Transaktion, durch die er entstanden ist, relevant bleiben kann. In diesem Zeitraum können sich Beschäftigte, Systeme und Geschäftsprozesse ändern, während die Verpflichtung bestehen bleibt.

Wenn genügend Informationen aufbewahrt werden, um den Vermögenswert von seiner ursprünglichen Transaktion bis zu seinem endgültigen Status nachzuverfolgen, lassen sich ältere Posten leichter prüfen. Korrekte Zahlungsempfängerinformationen, unterstützende Aufzeichnungen und dokumentierte Änderungen können ebenfalls Kontext liefern, wenn jemand Jahre später einen Posten erneut prüfen muss.

Mit einer vollständigeren Historie können Unternehmen weniger Zeit darauf verwenden, herauszufinden, was mit einem alten Saldo geschehen ist, und verfügen über eine klarere Aufzeichnung als Grundlage für künftige Meldungen, Recherchen oder Prüfungsanfragen.