Pourquoi les biens non réclamés ont rarement un responsable exécutif clairement désigné

Les biens non réclamés relèvent rarement de la seule responsabilité d’un service.

Les paiements en attente aux fournisseurs, les chèques de paie non encaissés, les soldes créditeurs des clients et autres actifs dormants prennent naissance dans les services fournisseurs, la paie, la finance, la fiscalité et le juridique, chaque équipe n’étant responsable que d’une partie du processus. En l’absence d’un responsable clairement désigné, la responsabilisation peut se fragmenter, ce qui facilite le passage entre les mailles du filet des obligations déclaratives, de la documentation et des passifs anciens. 

Dans de nombreuses organisations, aucun membre de la direction n’est officiellement responsable des biens non réclamés. Les contrôleurs financiers, les directeurs financiers, les responsables fiscaux et les équipes juridiques peuvent chacun superviser une partie du processus, mais la responsabilité est rarement confiée à un seul dirigeant. En conséquence, la responsabilité échoit souvent par défaut au premier service confronté à un problème, plutôt qu’à une structure de gouvernance clairement définie.

Comprendre l’origine de ces lacunes est la première étape pour mettre en place une approche plus coordonnée, qui réduit les risques de non-conformité et renforce la supervision financière.

Pourquoi les biens non réclamés ne relèvent pas clairement d’un seul service

Contrairement à de nombreuses responsabilités liées à la conformité, les biens non réclamés ne sont ni générés ni gérés par une seule fonction de l’entreprise. Ils apparaissent au gré de transactions financières courantes qui mobilisent plusieurs équipes, chacune ayant ses propres priorités, systèmes et responsabilités.

Même si chaque service peut contribuer au processus, rares sont les organisations qui désignent un groupe chargé de le superviser de bout en bout. En pratique, la responsabilité devient donc partagée, mais reste floue dans son exécution.

Service fournisseurs

Le service fournisseurs est souvent la première équipe concernée, car il supervise les paiements aux fournisseurs et règle les chèques en attente.

Lorsque des chèques ne sont pas encaissés ou que des avoirs fournisseurs restent sans solution, ces opérations peuvent finalement être soumises aux exigences applicables aux biens non réclamés. Toutefois, la responsabilité première du service fournisseurs est de traiter efficacement les paiements, et non de gérer des obligations de conformité à long terme.

Prenons l’exemple d’un chèque destiné à un fournisseur qui reste en attente pendant plusieurs mois. Le service fournisseurs peut tenter de contacter le fournisseur ou de réémettre le paiement, mais si le problème n’est pas résolu, la responsabilité peut finalement passer aux équipes financières ou de conformité à l’approche des échéances déclaratives.

Paie

Les services de paie peuvent être confrontés à des biens non réclamés sous la forme de chèques de paie non encaissés, de régularisations salariales ou de sommes dues à d’anciens employés. Ils sont chargés de tenir à jour les dossiers des employés et de garantir le versement des sommes dans les délais, mais ils ne supervisent généralement pas les obligations déclaratives auprès des États une fois que les fonds deviennent dormants.

Finance et comptabilité

Les équipes financières découvrent souvent des biens potentiellement non réclamés lors des rapprochements de fin de mois ou d’exercice, lorsque des passifs anciens figurent encore dans les comptes. Déterminer si ces soldes doivent faire l’objet d’une déclaration nécessite souvent les registres de paiement du service fournisseurs, les informations de paie ou des pièces justificatives provenant d’un autre service, ce qui rend la coordination interfonctionnelle essentielle.

Fiscalité, juridique et conformité

Les équipes fiscales, juridiques et de conformité interviennent souvent à l’approche des échéances déclaratives, lors de l’évolution de la réglementation ou d’un audit. Leur rôle consiste à interpréter les exigences, à réduire les risques réglementaires et à contribuer à l’exactitude des déclarations. Si elles assurent une supervision essentielle, elles dépendent généralement des équipes opérationnelles pour fournir les données de transaction et les documents nécessaires à l’établissement des déclarations.

Pourquoi une responsabilité partagée entraîne souvent des lacunes en matière de responsabilisation

Le fait que plusieurs services participent au processus ne constitue pas nécessairement un problème. La difficulté apparaît lorsque les responsabilités sont réparties sans processus clair pour les coordonner. Chaque équipe gère sa propre partie du flux de travail, mais personne ne veille à ce que l’ensemble du processus progresse, depuis l’identification des biens dormants jusqu’au respect des obligations déclaratives.

Les lacunes courantes en matière de responsabilisation comprennent notamment :

• Responsabilité floue : Les équipes peuvent penser qu’un autre service est chargé de suivre les biens dormants, ce qui entraîne des retards ou des échéances manquées. Un paiement fournisseur en attente peut être retiré des tâches actives du service fournisseurs tandis que la finance suppose qu’il a déjà été réglé, laissant ainsi chaque équipe exempte de déterminer s’il devra finalement être déclaré.
• Systèmes cloisonnés : Les dossiers fournisseurs, les données de paie, les informations comptables et les pièces justificatives résident souvent dans des systèmes distincts, ce qui complique l’établissement d’une vue d’ensemble. Les informations fournisseurs peuvent se trouver dans le système ERP, l’historique des paiements dans le logiciel du service fournisseurs et les échanges justificatifs dans les archives de messagerie, ce qui rend les recherches beaucoup plus chronophages.
• Politiques incohérentes : Les services peuvent appliquer des procédures différentes pour gérer les paiements en attente, passer des soldes en perte ou conserver les documents, ce qui crée des incohérences dans l’organisation.
• Évolution de la structure organisationnelle : Les fusions, acquisitions, départs de collaborateurs ou transferts de responsabilités peuvent laisser des tâches de conformité sans responsable clairement désigné.
• Processus de conformité réactifs : De nombreuses organisations ne s’intéressent aux biens non réclamés qu’à l’approche des échéances déclaratives, ce qui laisse peu de temps pour rechercher les éléments en attente ou résoudre les problèmes de données.

Si ces difficultés peuvent accroître les risques de non-conformité, elles sont souvent le symptôme de problèmes de gouvernance plus larges plutôt que de problèmes déclaratifs isolés. Définir clairement les rôles et créer des processus cohérents peut aider les organisations à améliorer la coordination avant le début de la période déclarative.

Les risques pour l’entreprise vont au-delà de la conformité

Le manque de clarté des responsabilités ne touche pas uniquement la conformité.

Tant que les opérations non résolues restent dans les comptes, les équipes financières consacrent souvent davantage de temps à rechercher les historiques et à déterminer qui doit intervenir ensuite. De petites lacunes de processus peuvent devenir des difficultés opérationnelles majeures lorsqu’aucune personne ne supervise le processus de bout en bout.

Ces difficultés deviennent souvent visibles dans plusieurs domaines clés de l’entreprise :

Les inefficacités opérationnelles se multiplient. Sans responsable clairement désigné, les équipes financières peuvent consacrer inutilement du temps à retrouver des opérations anciennes, localiser les pièces justificatives ou déterminer quel service doit régler les éléments en attente. Ces efforts s’intensifient souvent à l’approche des échéances déclaratives.

La visibilité sur les passifs en attente peut se dégrader. Les paiements non résolus, les avoirs clients et les comptes dormants peuvent rester dans les comptes plus longtemps que nécessaire lorsqu’il n’existe pas de processus cohérent pour les suivre. Les responsables financiers peuvent alors avoir plus de difficulté à comprendre les obligations financières de leur organisation et à hiérarchiser les mesures correctives.

La préparation aux audits devient plus difficile à maintenir. Répondre aux demandes des États nécessite des registres et des documents exacts. Lorsque les informations sont stockées dans plusieurs systèmes ou gérées par différents services, reconstituer une piste d’audit complète peut demander beaucoup de temps et de coordination.

Les problèmes de qualité des données peuvent avoir des conséquences plus larges. Des informations fournisseurs et bénéficiaires inexactes ou obsolètes peuvent compliquer les prises de contact avec les ayants droit, accroître les erreurs déclaratives et créer du travail supplémentaire pour les équipes financières. Améliorer la qualité des données plus tôt dans le cycle de paiement favorise la conformité relative aux biens non réclamés tout en renforçant des processus connexes, tels que les déclarations fiscales et la prévention de la fraude.

Clarifier les responsabilités au sein de la finance

Une gestion efficace des biens non réclamés n’exige pas qu’un seul service assume toutes les responsabilités. De nombreuses organisations mettent plutôt en place une structure de gouvernance qui définit clairement les responsabilités et documente la manière dont les services collaborent. Lorsque les responsabilités sont clairement attribuées, les équipes peuvent mieux se coordonner tout au long du processus déclaratif.

Parrain exécutif

Un parrain exécutif, souvent issu de la finance ou de la fonction de contrôle financier, assure la supervision stratégique et la responsabilisation. Ce rôle contribue à faire en sorte que les biens non réclamés restent une priorité pour l’entreprise, garantit l’obtention des ressources nécessaires et favorise la collaboration entre les services.

Responsable opérationnel

Si la direction exécutive donne l’impulsion, un responsable opérationnel coordonne les activités quotidiennes. Cette personne ou cette équipe gère le calendrier déclaratif, suit les éléments en attente, facilite la communication entre les services et contribue à faire progresser l’ensemble du processus.

Parties prenantes des différents services

Les équipes opérationnelles restent responsables des opérations et des documents qu’elles gèrent, ce qui rend leur participation essentielle tout au long du processus.

• Service fournisseurs identifie les paiements fournisseurs en attente et les exceptions de paiement.
• Paie gère les chèques de paie non encaissés et les dossiers de paiement des employés.
• Fiscalité et conformité interprètent les exigences déclaratives et contribuent aux déclarations réglementaires.
• Juridique fournit des conseils sur les obligations réglementaires, l’élaboration des politiques et le soutien aux audits.
• Trésorerie, le cas échéant, peut contribuer à la gestion de la trésorerie et des obligations financières en attente.

Quelle que soit la répartition des responsabilités, documenter les flux de travail, instaurer des cycles de revue réguliers et définir la circulation des informations entre les services peut aider les organisations à renforcer la responsabilisation et à réduire le risque que les obligations relatives aux biens non réclamés soient négligées.

De meilleures données favorisent une meilleure conformité

La clarté des responsabilités ne constitue qu’une partie de l’équation. Les organisations ont également besoin d’informations exactes et cohérentes pour identifier les biens potentiellement non réclamés et préparer les déclarations requises. Lorsque les dossiers fournisseurs et bénéficiaires contiennent des informations incomplètes ou obsolètes, les équipes financières consacrent souvent davantage de temps à rechercher les éléments en attente avant les échéances déclaratives.

Tenir des dossiers de qualité tout au long du cycle de paiement peut contribuer à réduire ces difficultés et à soutenir d’autres activités financières et de conformité. Des numéros d’identification fiscale, des noms et des adresses exacts améliorent la visibilité sur les obligations en attente et facilitent le rapprochement des dossiers entre les services.

La responsabilisation est le fondement de la conformité

Gérer efficacement les biens non réclamés exige davantage que la participation de plusieurs services. Cela suppose d’établir une responsabilisation claire, afin que les responsabilités restent liées depuis la transaction initiale jusqu’à la déclaration finale.

À mesure que les exigences déclaratives continuent d’évoluer, les organisations qui disposent de responsabilités clairement attribuées et de données financières fiables sont mieux placées pour réduire les risques de non-conformité et répondre efficacement aux obligations réglementaires. En considérant les biens non réclamés comme une responsabilité permanente de gouvernance plutôt que comme un exercice déclaratif de fin d’exercice, les responsables financiers peuvent instaurer des processus plus cohérents tout en renforçant progressivement la conformité.