Vorbereitung auf die zweite Hälfte des Compliance-Jahres: Was Finanzteams jetzt prüfen sollten

Compliance-Probleme treten selten alle auf einmal auf. Häufiger entwickeln sie sich allmählich und bleiben unbemerkt, bis die Fristen für die Berichterstattung näher rücken.

Eine Compliance-Prüfung zur Jahresmitte gibt Finanzteams die Möglichkeit, Schwachstellen zu erkennen, bevor die Berichterstattung zum Jahresende zusätzliche Anforderungen an das Unternehmen stellt. Ziel ist nicht einfach nur die Vorbereitung auf eine Frist. Vielmehr soll bewertet werden, ob die Compliance-Prozesse wie vorgesehen funktionieren und ob das Unternehmen für die zweite Jahreshälfte gerüstet ist.

Warum der Compliance-Druck in der zweiten Jahreshälfte zunimmt

Viele Compliance-Herausforderungen sind nicht auf einen einzelnen Fehler zurückzuführen.

Stattdessen entwickeln sie sich still und leise im Laufe der Zeit. Steuerzahlerinformationen ändern sich, Lieferantendaten werden veraltet und Anfragen zu Dokumenten bleiben unbeantwortet. Diese Probleme können monatelang unbemerkt bleiben, weil sie den täglichen Betrieb nur selten beeinträchtigen.

Das ändert sich, wenn die Berichtsperiode näher rückt. Informationen, die Monate zuvor erfasst wurden, werden plötzlich unverzichtbar, und Unternehmen müssen sich auf die Richtigkeit von Daten verlassen, die sie möglicherweise seit der Aufnahme des Lieferanten nicht mehr geprüft haben. Vorhandene Lücken werden häufig zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt entdeckt – wenn die Teams bereits darauf konzentriert sind, die Anforderungen an die Berichterstattung zu erfüllen.

Bewertung des aktuellen Compliance-Status

Eine Prüfung der Compliance sollte mit einer einfachen Frage beginnen: Wäre Ihr Unternehmen bereit, wenn die Berichtsperiode morgen beginnen würde? Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Prozesse funktionieren, weil keine größeren Probleme aufgetreten sind. In Wirklichkeit bleiben Probleme bei der Berichterstattung oft verborgen, bis die Teams beginnen, Informationen für die Meldungen zum Jahresende zusammenzutragen.

Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen eine Compliance-Prüfung zur Jahresmitte benötigt

Die folgenden Anzeichen können darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist, Ihre Compliance-Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen:

• Lieferantendaten wurden seit der Aufnahme des Lieferanten nicht geprüft.
• Steuerzahlerinformationen werden nur während der Berichtsperiode verifiziert.
• Mitarbeiter verwenden Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Berichtsdaten.
• Compliance-Verantwortlichkeiten sind auf mehrere Abteilungen verteilt, ohne dass die Zuständigkeiten eindeutig festgelegt sind.
• Teams müssen regelmäßig kurz vor den Einreichungsfristen Probleme mit Dokumenten in letzter Minute lösen.

Bereiche, die bei einer Prüfung zur Jahresmitte bewertet werden sollten

Bei der Bewertung der Compliance-Bereitschaft sollten sich Finanzteams auf die Prozesse konzentrieren, die die Informationsmeldung während des gesamten Jahres unterstützen. Zu den wichtigsten Prüfbereichen gehören:

• Verfahren zur Aufnahme von Lieferanten
• Praktiken zur Erfassung und Pflege von W-9-Formularen
• Bestehende Workflows zur TIN-Validierung
• Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten
• Berichtssysteme, die auf manueller Dateneingabe beruhen

In diesen Bereichen werden häufig Schwachstellen sichtbar, die möglicherweise erst auffallen, wenn die Fristen für die Berichterstattung näher rücken.

Ziel ist es, zu verstehen, an welchen Stellen Fehler am wahrscheinlichsten in den Berichtsprozess gelangen. Wenn die Aufnahme von Lieferanten auf uneinheitlichen Verfahren zur Dokumentation oder auf manueller Dateneingabe beruht, können Probleme mit Steuerzahlerdaten lange vor Beginn der Vorbereitung von Informationsmeldungen durch die Compliance-Teams entstehen.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, die Systeme und Workflows zu bewerten, die die Compliance-Bemühungen unterstützen. Prozesse, die in hohem Maße von manuellen Prüfungen abhängen, mögen sich in ruhigeren Phasen bewältigen lassen, können aber schwierig aufrechtzuerhalten sein, wenn die Anforderungen an die Berichterstattung steigen. Wenn Unternehmen diese Belastungspunkte jetzt identifizieren, erhalten sie die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen, bevor die Compliance-Aktivitäten an Fahrt aufnehmen.

Stärkung interner Kontrollen vor Beginn der Berichtsperiode

Leistungsfähige Compliance-Programme sind auf mehr als nur korrekte Daten angewiesen. Sie erfordern außerdem klare Prozesse, die sicherstellen, dass Informationen das ganze Jahr über einheitlich erfasst, geprüft und aktualisiert werden. Wenn interne Kontrollen schwach sind, können selbst kleine Fehler in Berichts-Workflows gelangen und später deutlich schwieriger zu beheben sein.

Die Jahresmitte ist der ideale Zeitpunkt, um zu prüfen, wie die Compliance-Verantwortlichkeiten im Unternehmen verteilt sind. Führungskräfte im Finanzbereich sollten wissen, wer für die Pflege der Lieferantendaten verantwortlich ist, wie Steuerzahlerinformationen verifiziert werden und welche Schritte unternommen werden, wenn Abweichungen festgestellt werden. Eine Klärung dieser Verfahren vor Beginn der Berichtsperiode kann dazu beitragen, Verwirrung zu reduzieren und unnötige Verzögerungen zu begrenzen, wenn die Fristen näher rücken.

Fragen, die sich Führungskräfte im Finanzbereich stellen sollten

• Wer ist für die Pflege der Lieferantendaten verantwortlich?
• Wie werden Aktualisierungen von Steuerzahlerinformationen dokumentiert?
• Welches Verfahren wird befolgt, wenn Abweichungen festgestellt werden?
• Wie häufig werden Daten auf ihre Richtigkeit geprüft?

Klare Antworten auf diese Fragen können die Verantwortlichkeit stärken, wenn die Berichtstätigkeit zunimmt.

Warum die Richtigkeit von Steuerzahlerdaten sofortige Aufmerksamkeit verdient

Viele Unternehmen entdecken Probleme mit Steuerzahlerdaten erst, wenn sie mit der Vorbereitung von Informationsmeldungen beginnen. Zu diesem Zeitpunkt kann bereits eine geringe Anzahl unrichtiger Datensätze zusätzlichen Aufwand verursachen, da Teams aktualisierte Dokumente beschaffen oder Informationen verifizieren müssen, die viel früher hätten geprüft werden sollen.

Die Richtigkeit der TIN ist besonders wichtig, weil Fehler nach der Einreichung von Informationsmeldungen Konsequenzen haben können. Unrichtige Steuerzahlerinformationen können Hinweise des IRS auslösen und Compliance-Risiken schaffen, die fortlaufende Aufmerksamkeit erfordern. Je länger diese Probleme ungelöst bleiben, desto schwieriger können sie zu bewältigen sein.

Deshalb setzen viele Finanzteams zunehmend auf eine kontinuierliche Validierung, anstatt sich ausschließlich auf Prüfungen zum Jahresende zu verlassen. Die Verifizierung von Steuerzahlerinformationen bei der Erstellung oder Aktualisierung von Datensätzen hilft Unternehmen, das ganze Jahr über sauberere Daten zu pflegen, und verringert die Wahrscheinlichkeit von Überraschungen, wenn die Berichtsfristen eintreten.

Häufige Ursachen für TIN-Fehler

Probleme mit Steuerzahlerdaten entstehen häufig durch routinemäßige Geschäftsaktivitäten und nicht durch schwerwiegende Compliance-Verstöße.

Der rechtliche Name eines Lieferanten kann sich nach der Aufnahme ändern. In älteren Datensätzen können Informationen weitergeführt werden, die nie validiert wurden, während bei der manuellen Eingabe Fehler entstehen können, die monatelang unbemerkt bleiben. Eine der größten Fehlannahmen über Steuerzahlerdaten besteht darin, dass sie nur einmal verifiziert werden müssen.

Tatsächlich können sich Lieferanteninformationen im Laufe der Zeit ändern, insbesondere bei Unternehmen mit großen Lieferantennetzwerken. Daher kann ein Datensatz, der bei der Aufnahme korrekt war, bis zur Berichtsperiode möglicherweise nicht mehr die aktuellen Informationen widerspiegeln. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit von Korrekturen an Meldungen und anderen Compliance-Herausforderungen.

Ressourcenplanung vor Beginn der Berichtsperiode

Technologie kann dazu beitragen, Compliance-Bemühungen zu optimieren, doch die Berichterstattung hängt letztlich von Menschen ab. Wenn das Jahresende näher rückt, werden Finanzteams häufig gebeten, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und gleichzeitig ihre reguläre Arbeitslast zu bewältigen. Dadurch können personelle Engpässe sichtbar werden, die in ruhigeren Phasen des Jahres nicht offensichtlich sind.

Kapazitäten des Teams bewerten

Eine Prüfung zur Jahresmitte gibt Führungskräften die Möglichkeit zu bewerten, ob die derzeitigen Ressourcen ausreichen werden, wenn die Berichtstätigkeit zunimmt. Falls zusätzliche Unterstützung erforderlich ist, bietet eine frühzeitige Ermittlung des Bedarfs mehr Flexibilität, als bis kurz vor die Fristen zu warten.

Technologische Unterstützung bewerten

Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob ihre bestehenden Systeme die Compliance-Bemühungen unterstützen oder behindern. Prozesse, die in hohem Maße von manuellen Prüfungen abhängen, können schwieriger zu verwalten sein, je näher die Einreichungsperiode rückt. Tools wie Sovos TINCheck können die Validierung von Steuerzahlerdaten unterstützen, indem sie Teams dabei helfen, potenzielle Probleme früher im Berichtsprozess zu erkennen.

Checkliste für die Compliance-Bereitschaft zur Jahresmitte

Eine Compliance-Prüfung zur Jahresmitte sollte ein klares Bild davon vermitteln, wo das Unternehmen steht, bevor die Berichtsperiode beginnt. Statt darauf zu warten, dass Einreichungsfristen Schwachstellen offenlegen, können Führungskräfte im Finanzbereich diese Gelegenheit nutzen, um den Zustand ihrer Berichtsprozesse zu bewerten und Bereiche zu identifizieren, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern.

Berücksichtigen Sie im Rahmen dieser Prüfung die folgenden Fragen:

• Sind die Lieferantendaten vollständig und aktuell?
• Wurden die Steuerzahlerinformationen kürzlich validiert?
• Gibt es Berichts-Workflows, die in hohem Maße auf manuelle Arbeit angewiesen sind?
• Gibt es ein klares Verfahren für den Umgang mit Abweichungen, sobald diese festgestellt werden?
• Entspricht die aktuelle Personalausstattung den erwarteten Anforderungen an die Berichterstattung?
• Sind die Compliance-Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen klar zugewiesen?

Unternehmen, die diese Fragen sicher beantworten können, sind oft besser für die zweite Jahreshälfte aufgestellt. Unternehmen, die Lücken aufdecken, haben noch Zeit, diese zu beheben, bevor die Anforderungen an die Berichterstattung anspruchsvoller werden.

Fazit

Die zweite Jahreshälfte kann für Compliance-Teams zum Wendepunkt werden. Unternehmen, die die Jahresmitte nutzen, um ihre Bereitschaft zur Berichterstattung zu bewerten, Steuerzahlerdaten zu prüfen und Prozesslücken zu schließen, sind häufig besser aufgestellt, wenn die Einreichungsfristen näher rücken. 

Ein proaktiver Ansatz zum jetzigen Zeitpunkt kann dazu beitragen, spätere Risiken zu reduzieren, und zugleich den Führungskräften im Finanzbereich mehr Sicherheit geben, dass ihre Pflichten zur Berichterstattung korrekt und effizient erfüllt werden.