L’éditeur de logiciels Theta Lake, spécialisé dans la conformité et la sécurité des communications unifiées (UC), a récemment mené son enquête annuelle de référence à la fin de l’année dernière afin de comprendre comment les plateformes de communication sont utilisées et quels sont les problèmes qui posent le plus de difficultés aux organisations.
Plus de 500 professionnels de la conformité et de la sécurité des secteurs des services financiers, de la santé et de l’administration publique ont participé à l’enquête. Les résultats ont été publiés dans le rapport 2022 de Theta Lake sur les communications modernes, la conformité et la sécurité.
Le rapport révèle que le volume des plateformes de communication augmente de manière exponentielle et que les organisations peinent à suivre, en particulier en matière de sécurité et de conformité. Voici un résumé des principales conclusions du rapport et des recommandations de Theta Lake pour aider les organisations à relever les défis actuels liés aux UC.
Pour en savoir plus, voir aussi : Guide de la transformation numérique
- Les communications non surveillées deviennent un problème
- Les organisations veulent de meilleures solutions d’archivage
- Le chat constitue le plus grand risque pour la confidentialité et la sécurité
- La vidéo est une arme à double tranchant
- Les organisations déploient plusieurs plateformes de communication
- La conservation des documents joue un rôle clé dans la conformité
- Déployer de nouvelles technologies pour résoudre le problème
Les communications non surveillées deviennent un problème
Deux tiers (66 %) des personnes interrogées ont déclaré que les employés utilisent des canaux de communication non surveillés, ce qui représente un risque majeur pour les organisations en raison du contrôle réglementaire et des mesures coercitives visant les applications grand public.
Les organisations font face à plusieurs problèmes lorsqu’elles enregistrent l’audio et la vidéo provenant de telles applications. De fait, 39 % des professionnels de la conformité et de la sécurité ont cité les lacunes en matière de couverture parmi les trois principaux défis des outils d’archivage actuels.
Les organisations veulent de meilleures solutions d’archivage
Près de la moitié (47 %) des personnes interrogées aimeraient disposer d’une solution d’archivage capable de capturer tous les canaux de communication, notamment les communications mobiles, les SMS et les applications de messagerie. Actuellement, 33 % des organisations recherchent manuellement les communications.
Bien que la plupart des outils existants soient conçus pour l’e-mail, 81 % des employés utilisent le chat et 63 % la vidéo sur leur lieu de travail, ce qui montre que les outils de conformité sont obsolètes et incapables de capturer correctement les données issues de communications dynamiques.
Voir aussi : Principales entreprises de transformation numérique
Le chat constitue le plus grand risque pour la confidentialité et la sécurité
Les organisations estiment que les contenus partagés dans le chat, notamment le chat intégré aux réunions, représentent la plus grande menace pour la conformité, la sécurité et la confidentialité, car il est facile de révéler des informations confidentielles, sensibles ou exclusives. Les fonctionnalités jugées les plus risquées par les personnes interrogées sont les suivantes :
- Transfert de fichiers via le chat (52 %).
- Partage de liens dans le chat ou à l’écran (41 %).
- Partage d’écran (38 %).
Ces résultats concordent avec les avis exprimés par les professionnels de la conformité et de la sécurité l’année dernière. La plupart des inquiétudes exprimées par ces professionnels concernaient le piratage, la fuite ou le partage externe de contenus.
La vidéo est une arme à double tranchant
Alors que 44 % des employés utilisent désormais davantage la vidéo que l’e-mail, quatre professionnels des services financiers sur cinq s’attendent à un renforcement de l’attention portée par les autorités de régulation au suivi des communications vidéo.
Selon 36 % des personnes interrogées, tous secteurs confondus, la visioconférence et les webcams présentent les plus grands risques en matière de confidentialité des données et de comportements répréhensibles des employés. Cela s’explique par le fait que le partage d’écran est la fonctionnalité la plus utilisée dans les environnements collaboratifs, selon 73 % des répondants.
Une conclusion surprenante révèle que la caméra est la fonctionnalité le plus souvent désactivée, une mesure excessive prise par les organisations pour limiter les risques.
Les organisations déploient plusieurs plateformes de communication
Aujourd’hui, 45 % des organisations utilisent au moins quatre outils pour communiquer, lesquels génèrent tous des problèmes de conformité lors de la capture et de la récupération des données. Deux tiers (67 %) s’attendent à ce que l’utilisation de ces outils augmente.
Parmi les outils les plus utilisés figurent Microsoft Teams, Zoom, Webex, Slack, RingCentral et Symphony, ainsi que des outils de chat mobile comme WhatsApp et des outils de tableau blanc. Dans tous les secteurs étudiés, 45 % des personnes interrogées ont déclaré souhaiter que leur fournisseur d’archivage actuel puisse capturer les communications écrites sans enregistrer la vidéo ni l’audio.
La conservation des documents joue un rôle clé dans la conformité
Les organisations sont tenues de fournir dans les délais des dossiers complets aux enquêteurs, aux autorités de régulation ou aux auditeurs. Le problème posé par la multiplicité des canaux de communication réside dans la lourdeur du processus de récupération des informations.
Le rapport révèle que 64 % des organisations s’appuient sur des lexiques et des recherches par mots-clés, tandis que 57 % utilisent encore une approche manuelle pour capturer les données. La plupart des organisations (85 %) rencontrent des problèmes lors de la récupération des documents. Elles s’exposent donc à des amendes et à des sanctions, car elles ne peuvent pas fournir les données exhaustives nécessaires à des fins de conformité.
Déployer de nouvelles technologies pour résoudre le problème
Les outils modernes de conformité et de sécurité peuvent garantir la capture et la conservation de données riches et dynamiques. Ainsi, 58 % des personnes interrogées utilisent l’apprentissage automatique (ML), le traitement automatique du langage naturel (NLP) et l’intelligence artificielle (IA).
Ce que les organisations souhaitent surtout de la part des fournisseurs de solutions d’archivage, c’est la possibilité de regrouper dans une vue unique et unifiée tous les canaux de communication des employés. Il s’agit de la principale fonctionnalité de conformité citée par 50 % des personnes interrogées, ce qui montre que les fournisseurs de solutions d’archivage doivent adopter une approche contemporaine de la conformité.
Theta Lake recommande aux organisations d’adopter une approche progressive fondée sur les risques, en commençant par combler les lacunes dans les domaines où le risque est le plus élevé, comme les SMS, WhatsApp et les autres applications de messagerie grand public. Cela passe notamment par le déploiement d’outils de conformité assistés par l’IA, qui améliorent des processus tels que l’examen de conformité.
En outre, les organisations devraient choisir des solutions de conformité qui s’intègrent aux UC et permettent aux utilisateurs de bénéficier de toutes les fonctionnalités, plutôt que de recourir à des approches héritées comme la désactivation des caméras. Parallèlement, lors de l’adoption de plateformes UC, les organisations peuvent favoriser la conformité grâce aux interfaces de programmation d’applications (API) et aux partenariats d’intégration.
Il est également important que les employés comprennent les plateformes UC et les fonctionnalités de conformité nouvellement déployées. Une formation et des recommandations sur la sécurité des données, la conservation des documents et l’utilisation appropriée des canaux de communication permettront de responsabiliser les employés quant à l’usage qu’ils font de ces canaux sur leur lieu de travail.
Sur un sujet connexe : L’avenir de l’intelligence artificielle