Unternehmen produzieren riesige Datenmengen, doch vielen ist nicht bewusst, dass ihre verborgenen Daten sie Millionen kosten und sie einem größeren Risiko für Cybersecurity-Bedrohungen aussetzen.
Unternehmen glauben, dass die Aufbewahrung all ihrer Daten dazu beiträgt, potenzielle Risiken zu mindern, doch das Gegenteil ist der Fall. Je mehr nicht erfasste Daten ein Unternehmen hat, desto höher ist das Risiko, Opfer eines Cyberangriffs zu werden. Wenn Sie im Dunkeln darüber tappen, welche Daten Sie haben, wissen Sie nicht, was abhandengekommen ist.
Redundante, veraltete und triviale Daten, auch als ROT-Daten und Dark Data bezeichnet, belegen den Speicherplatz auf den Servern Ihres Unternehmens. Laut Mike Gualieri, VP und Principal Analyst bei Forrester lautet „die bedauerliche Wahrheit, dass das Potenzial der meisten Daten ungenutzt bleibt. Zwischen 60 % und 73 % aller Daten in einem Unternehmen werden nicht für Analysen verwendet.“
Vielen ist nicht bewusst, dass es ihr Unternehmen Millionen kosten kann, wenn ihre Daten keinem Zweck dienen. In den meisten Fällen haben Unternehmen weder die Zeit noch die Ressourcen, ihre Daten zu durchforsten, und vergessen dadurch, was sie besitzen.
Es ist an der Zeit, kein Geld mehr zu verschwenden und ROT ins Licht zu rücken. Unterschätzen Sie nicht die drastischen Auswirkungen von Dark Data auf Ihr Unternehmen.
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ROT und Dark Data definieren
Wenn wir ständig mit Daten umgehen, besteht unsere natürliche Reaktion darin, Daten zu horten, weil wir nicht sicher sind, was wir damit tun sollen. Das führt häufig zur Entstehung von ROT und Dark Data.
- Redundanzen sind eines der Kernprobleme unseres wachsenden Datenproblems; wir haben uns daran gewöhnt, mehrere Kopien desselben Datensatzes zu speichern. Redundanzen entstehen meist, wenn die Integration zwischen Abteilungen fehlt und dadurch Datensilos entstehen, die verloren gehen.
- Veraltete Daten haben ihren Zweck verloren und sind im Laufe der Zeit nicht mehr korrekt. Beispiele hierfür sind das Aufbewahren von Datendateien ehemaliger Kunden sowie von Umfragefragen und -antworten, die nicht mehr relevant sind, wodurch die Daten trivial werden.
- Triviale Daten sind zwecklose Daten, die wertvollen Speicherplatz auf unseren Servern belegen und die Verarbeitung verlangsamen. Diese Art von Daten sammelt sich typischerweise bei alltäglichen Aufgaben an und bleibt in Ordnern oder Arbeitsdateien liegen, selbst wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Anders als die oben genannten Daten können Dark Data für Ihr Unternehmen wertvoll sein.
- Daten gelten als „Dark Data“ wenn Sie keinen strategischen Zweck dafür haben. Zu erkennen, wie wichtig es ist, ROT zu löschen und Dark Data zugleich sinnvoll zu nutzen, trägt dazu bei, einen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen.
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Die versteckten Kosten von ROT und Dark Data
Eine der weiteren Herausforderungen, denen sich Unternehmen im Zusammenhang mit ROT und Dark Data gegenübersehen, ist die Datenspeicherung. Auch wenn die Cloud wie eine kostengünstige Lösung erscheinen mag, da Sie pro Gigabyte nur sehr wenig bezahlen, treiben Redundanzen und veraltete Daten die monatlichen Speichergebühren schnell in die Höhe. Unternehmen kaufen Festplatte um Festplatte, um das Datenwachstum zu bewältigen, doch fünf Jahre später geht ihnen der Speicherplatz aus und sie haben eine Unmenge an Festplatten angesammelt.
Wenn Sie nicht wissen, welche Daten Sie haben und wo sie gespeichert sind, besteht für Ihr Unternehmen auch ein höheres Risiko für eine Datenpanne. Einige dieser Daten werden möglicherweise außerhalb sicherer Dateisysteme gespeichert, die Hackergruppen leicht ins Visier nehmen können, wenn Daten nicht erfasst sind. Das geschieht besonders häufig, wenn Mitarbeiter Kopien von Dateien anfertigen, um sie mit nach Hause zu nehmen, oder Geräte verlieren.
Manchmal reicht schon eine zwischen Servern geteilte Datei mit vertraulichen Informationen aus, um kostspielige gerichtliche Vergleiche nach sich zu ziehen. Wenn eine Organisation ihre Daten verwaltet, lässt sich ein teurer und vermeidbarer Fehler vermeiden: die Zahlung von Compliance-Bußgeldern, weil die Daten eines Verbrauchers bei einer Datenpanne kompromittiert wurden.
Mitarbeiter werden erheblich ausgebremst, wenn sie alte, redundante und triviale Daten durchsuchen. Dadurch geht wertvolle Zeit verloren und Unternehmensressourcen werden gebunden. Eine aktuelle Umfrage ergab, dass 54 % der US-amerikanischen Büroangestellten angaben, Zeit mit der Suche nach dringend benötigten Dateien in unübersichtlichen Online-Ablagesystemen zu verschwenden.
Die Suche in großen Mengen an ROT erhöht außerdem die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter veraltete Informationen an Kunden senden. Das kostet die Zeit des Unternehmens, um den Fehler zu beheben. Sinkt die Produktivität, werden Ressourcen verschwendet.
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Lösung für die Verwaltung von ROT und Dark Data
Unternehmen können ihre Kosten deutlich senken, indem sie ihre Daten ins Licht rücken und redundante Dateien, veraltete Dateien sowie Datenmüll identifizieren. Wer seine Daten im Dunkeln lässt, verpasst zudem Chancen, die zu höheren Einnahmen hätten führen können.
Unternehmen können mithilfe intelligenter Datenmanagement-Plattformen die Kontrolle über ihre Daten übernehmen. Diese Plattformen helfen dabei, ROT zu löschen und Dark Data zu sortieren. Sie analysieren unstrukturierte Daten und zeigen auf, was behalten, gelöscht oder sortiert werden sollte. Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Daten übernehmen, schaffen Sie Mehrwert und Sicherheit für Ihre Organisation.
Über den Autor:
Adrian Knapp, CEO and Founder, Aparavi