Das Softwareunternehmen Theta Lake, das auf Compliance und Sicherheit für Unified Communications (UC) spezialisiert ist, führte Ende vergangenen Jahres seine jährliche Benchmark-Umfrage durch, um zu verstehen, wie Kommunikationsplattformen genutzt werden und mit welchen Problemen Unternehmen am meisten zu kämpfen haben.
Mehr als 500 Fachleute für Compliance und Sicherheit aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und öffentlicher Sektor nahmen an der Umfrage teil. Die Ergebnisse wurden in Theta Lake’s 2022 Modern Communications, Compliance, and Security Report.
veröffentlicht. Der Bericht zeigt, dass das Volumen der über Kommunikationsplattformen abgewickelten Kommunikation exponentiell wächst und Unternehmen Schwierigkeiten haben, damit Schritt zu halten – insbesondere in puncto Sicherheit und Compliance. Im Folgenden werden die wichtigsten Ergebnisse des Berichts sowie die Empfehlungen von Theta Lake zusammengefasst, wie Unternehmen bestehende Herausforderungen im Bereich UC bewältigen können.
Weitere Informationen siehe: Leitfaden zur digitalen Transformation
- Nicht überwachte Kommunikation wird zum Problem
- Unternehmen wünschen sich bessere Archivierungslösungen
- Chat stellt das größte Risiko für Datenschutz und Sicherheit dar
- Video ist ein zweischneidiges Schwert
- Unternehmen setzen mehrere Kommunikationsplattformen ein
- Aufbewahrung von Aufzeichnungen spielt eine zentrale Rolle für Compliance
- Einsatz neuer Technologien zur Lösung des Problems
Nicht überwachte Kommunikation wird zum Problem
Zwei Drittel (66 %) der Befragten gaben an, dass Mitarbeiter nicht überwachte Kommunikationskanäle nutzen. Aufgrund der behördlichen Kontrolle und Durchsetzung rund um Verbraucher-Apps stellt dies für Unternehmen ein erhebliches Risiko dar.
Bei der Aufzeichnung von Audio- und Videoinhalten aus solchen Apps stehen Unternehmen vor einer Reihe von Problemen. Tatsächlich nannten 39 % der Fachleute für Compliance und Sicherheit Lücken bei der Abdeckung als eine der drei größten Herausforderungen bestehender Archivierungstools.
Unternehmen wünschen sich bessere Archivierungslösungen
Fast die Hälfte (47 %) der Befragten wünscht sich eine Archivierungslösung, die alle Kommunikationskanäle einschließlich Mobilgeräten, SMS und Messaging-Apps erfassen kann. Derzeit durchsuchen 33 % der Unternehmen Kommunikationskanäle manuell.
Obwohl die meisten älteren Tools für E-Mail entwickelt wurden, nutzen 81 % der Mitarbeiter Chat und 63 % Video am Arbeitsplatz. Das zeigt, dass Compliance-Tools veraltet sind und dynamische Kommunikationsdaten nicht angemessen erfassen können.
Siehe auch: Top-Unternehmen für die digitale Transformation
Chat stellt das größte Risiko für Datenschutz und Sicherheit dar
Unternehmen sind der Ansicht, dass in Chats geteilte Inhalte, einschließlich Meeting-Chats, aufgrund der einfachen Weitergabe vertraulicher, sensibler oder geschützter Informationen die größte Bedrohung für Compliance, Sicherheit und Datenschutz darstellen. Die von den Befragten als riskantesten eingestuften Funktionen sind:
- Übertragung von Dateien per Chat (52 %).
- Teilen von Links im Chat oder auf dem Bildschirm (41 %).
- Bildschirmfreigabe (38 %).
Die Ergebnisse stimmen mit den Einschätzungen überein, die Fachleute für Compliance und Sicherheit im vergangenen Jahr geäußert hatten. Die meisten Bedenken der Fachleute bezogen sich darauf, dass Inhalte gehackt, abgegriffen oder extern geteilt werden könnten.
Video ist ein zweischneidiges Schwert
Da inzwischen 44 % der Mitarbeiter Video häufiger als E-Mail nutzen, erwarten vier von fünf Fachleuten aus dem Finanzdienstleistungssektor eine verstärkte behördliche Kontrolle der Überwachung von Videokommunikation.
36 % der branchenübergreifend Befragten zufolge bergen Videokonferenzen und Webcams die größten Risiken für Datenschutz und Fehlverhalten von Mitarbeitern. Der Grund: Die Bildschirmfreigabe ist laut 73 % der Befragten die am häufigsten verwendete Funktion in kollaborativen Umgebungen.
Eine überraschende Erkenntnis war, dass die Kamera am häufigsten als deaktiviert gemeldete Funktion war – ein übermäßiger Ansatz, mit dem Unternehmen Risiken begrenzen.
Unternehmen setzen mehrere Kommunikationsplattformen ein
Heute nutzen 45 % der Unternehmen vier oder mehr Tools zur Kommunikation, die allesamt beim Erfassen und Abrufen von Daten Compliance-Probleme verursachen. Zwei Drittel (67 %) erwarten, dass die Nutzung dieser Tools zunimmt.
Zu den am häufigsten verwendeten Tools gehören Microsoft Teams, Zoom, Webex, Slack, RingCentral und Symphony sowie mobile Chat-Tools wie WhatsApp und Whiteboarding-Tools. Branchenübergreifend gaben 45 % der Befragten an, dass sie sich wünschen, ihr bestehender Archivierungsanbieter könnte schriftliche Kommunikation erfassen, ohne Video oder Audio aufzuzeichnen.
Aufbewahrung von Aufzeichnungen spielt eine zentrale Rolle für Compliance
Unternehmen sind verpflichtet, Ermittlern, Aufsichtsbehörden oder Prüfern rechtzeitig vollständige Aufzeichnungen vorzulegen. Das Problem bei mehreren Kommunikationskanälen ist der umständliche Prozess des Abrufens von Informationen.
Der Bericht ergab, dass 64 % der Unternehmen auf Lexika und die Stichwortsuche setzen, während 57 % Daten nach wie vor manuell erfassen. Die meisten Unternehmen (85 %) haben beim Abrufen von Aufzeichnungen Probleme. Infolgedessen drohen ihnen Geldbußen und Sanktionen, weil sie für Compliance-Zwecke keine vollständigen Daten bereitstellen können.
Einsatz neuer Technologien zur Lösung des Problems
Moderne Compliance- und Sicherheitstools können sicherstellen, dass umfangreiche, dynamische Daten erfasst und aufbewahrt werden. Daher setzen 58 % der Befragten maschinelles Lernen (ML), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und künstliche Intelligenz (KI) ein.
Was Unternehmen sich von Archivierungsanbietern am meisten wünschen, ist die Möglichkeit, alle Kommunikationskanäle der Mitarbeiter in einer einzigen, einheitlichen Ansicht zusammenzuführen. Dies ist die von 50 % der Befragten am häufigsten genannte Compliance-Funktion und zeigt, dass Archivierungsanbieter einen zeitgemäßen Compliance-Ansatz benötigen.
Theta Lake empfiehlt Unternehmen einen schrittweisen, risikobasierten Ansatz, der mit der Schließung von Lücken in den Bereichen mit dem höchsten Risiko beginnt, etwa bei SMS, WhatsApp und anderen Messaging-Apps für Verbraucher. Dazu gehört der Einsatz KI-gestützter Compliance-Tools, die Prozesse wie die Compliance-Prüfung verbessern.
Darüber hinaus sollten Unternehmen Compliance-Lösungen wählen, die sich in UC integrieren lassen und den Nutzern sämtliche Funktionen ermöglichen, statt ältere Ansätze wie die Deaktivierung von Kameras zu verwenden. Gleichzeitig können Unternehmen bei der Einführung von UC-Plattformen die Compliance durch Application Programming Interfaces (APIs) und Integrationspartnerschaften unterstützen.
Ebenso wichtig ist, dass Mitarbeiter neu eingeführte UC-Plattformen und Compliance-Funktionen verstehen. Schulungen und Leitlinien zu Datensicherheit, Aufbewahrung von Aufzeichnungen und dem ordnungsgemäßen Einsatz von Kommunikationskanälen stellen sicher, dass Mitarbeiter für die Nutzung dieser Kanäle am Arbeitsplatz verantwortlich sind.
Zum selben Thema: Die Zukunft der künstlichen Intelligenz